杨陈玮
第一节 执法文书概述
一、执法文书的概念
(一)执法文书的概念
农业行政执法文书是指国家农业行政主管部门应用有关农业法律、法规、规章和其它规范性文件处理农业违法案件过程中依法制作的具有法律效力或法律意义的文书的总称。
这个概念包含以下几层含义：一是执法文书的制作主体是农业行政主管部门这一特定的国家机关；二是执法文书的适用范围是在具体的行政执法活动中；三是执法文书的制作必须严格遵循国家有关法律、法规规定及农业部或省级政府制定的文书格式和要求，不得有违反；四是执法文书必须具有法律效力或法律意义。法律效力和法律意义是两个不同的概念。具有法律效力，一定具有法律意义；反之，只具有法律意义，却并不一定具有法律效力。如行政处罚决定书，具有法律效力，亦即具有法律意义上的约束力，受国家法律规范强制性作用的指引；而听证申请书，送达回证等等，则只具有一定法律意义即提出或证明某种要求的法律意义。
(二)执法文书的分类
1、执法文书按其用途分为内部文书和外部文书。内部文书是指在农业执法活动过程中执法机关为行政管理活动需要而制作的在行政机关内部运转的书面文件，如立案审批表、案件处理意见书、听证会报告书、结案报告等。而外部文书是指执法机关在具体执法活动中制作的涉及到当事人权利、义务关系或调查取证过程中有行政机关以外的人员、组织参与的文书，如询问笔录、行政处罚决定书、勘验检查笔录等。
2、执法文书按其形式可分为书写式、填写式和笔录式等。按照《农业行政处罚程序规定》第五十九条之规定，农业执法文书主要以填写式为主，同时也有书写式执法文书和笔录式
执法文书。书写式执法文书主要是以有叙有议为内容的文书，主要有普通程序中适用的行政处罚决定书，执法机关制作的行政处罚决定书，要根据规定的格式，拟出文稿后，由执法机关负责人审核后，经过打印校对而成。而填写式执法文书是事先就印制好的文书，只将空白处根据实际情况填写而成，包括表格式文书，主要形式就是填空，如行政处罚(当场)决定书、立案审批表、抽样取证凭证、鉴定意见书、证据登记保存清单、案件处理意见书、违法行为处理通知书、行政处罚听证会通知书、行政处罚听证会报告书、处罚文书送达回证、行政处罚结案报告、案件移送函、强制执行申请书等。笔录式执法文书事先只印笔录头部，其余均为横格，使用时只记录问答内容，如询问笔录、勘验检查笔录。
3、执法文书按其性质，可分为行政处罚文书、行政许可证明文书等。本章主要是讲解行政处罚文书，对行政许可证明文书等涉及较少。
二、执法文书的特点
执法文书是行政机关在履行法律赋予的职权，查处违法案件时制作或填写的法律性很强的特种书面文件，具有以下特点：
(一)制作程序合法
这是指必须按法律、法规或规章及其它规范性文件规定的文种、时限、步骤、方法等要求来制作。如《农业行政处罚程序规定》第三十二条规定：“农业行政处罚机关负责人对《案件处罚意见书》审核后，应当给予行政处罚的，农业行政处罚机关应当制作《违法行为处理通知书》，送达当事人，告知拟给的行政处罚内容及其事实、理由和依据，并告知当事人可以在收到通知书之日起三日内，进行陈述和申辩，符合听证条件的，可以要求农业行政处罚机关按照本章第三节的规定组织听证。”这个规定，说明制作《违法行为处理通知书》是为了告诉当事人的权利，否则，程序不合法，当事人可以申请撤销处罚决定。
(二)内容体现法律规定
这就是说执法文书的内容所反映和体现的是国家法律、法规规定，具体地体现实体法律规范所确定的权利义务关系和程序法律规范所规定的行为人享有权利、履行义务的方式、方法、步骤等。例如，行政处罚决定书是根据行政相对人的违法事实、违法情节、社会危害性，并具体地适用相关法律、法规规定，处以行政制裁的具体法律适用过程。因此，执法文书是形式，是外壳，法律规范才是内容，是内核。执法文书离开了法律规定，就成为无源之水，无本之木，就根本谈不上执法文书。
(三)执法文书形式规范化
这是指执法文书的格式、内部结构都要求规范化。执法文书是一种高度程序化的书面文件，其形式结构、内容要素都要有严格要求。表现为：
一是结构固定，即每种执法文书的结构都分为首部、正文、尾部等三个部分，对每一部分都有各自的要求。首部一般应写明以下内容：执法机关名称、执法文书种类名称、文书编号、当事人的身份事项等等；正文主要包括案件事实、理由和处理结果；尾部一般应由执法机关及其工作人员署名、盖章、文书制作的时间等。有的执法文书还有备注，如鉴定意见书、行政处罚结案报告。当然，有的执法文书尽管在形式上没有严格地划分为以上三个部分，但其具体内部仍与上述三部分内容存在内在联系，如农业行政处罚基本文书格式皆以表格形式存在，有的文书就很难区分首部、正文、尾部，因为整个文书就是一张简明的、内容固定的表格，但是每一部分所要填写的具体事项，虽有繁简，仍可归类于上述三个部分。
二是执法文书事项固定。不同种类的执法文书具体事项有不同的规定和要求，并且固定不变，甚至有的事项的每一个要素数量不能任意增减，顺序不能随意颠倒。例如，当事人的身份事项一栏，对自然人，一般要求写明姓名、性别、年龄、民族、籍贯、职业、住址；对法人或其它组织，则要求写明单位名称、法人代表人或单位负责人、住址等事项。
三是用语固定，如行政处罚决定书中交待救济权利，均书写为“当事人对本处罚决定不服的，可以在收到本处罚决定书之日起向(处罚机关的上一级机关)申请行政复议或者向人民法院起诉。当事人逾期不申请复议或起诉，也不履行义务的，本机关将申请人民法院强制执行或依法强制执行。”
(四)语言表达力求准确
执法文书是十分庄重严肃的书面文件，在语言文字的运用上，必须严格要求，不能模棱两可，似是而非，任意夸大或缩小事实真相。它要求用词准确、精炼、言简意赅、通俗易懂，不能用方言土话，不用冷僻古奥难懂词语，不得随意简化汉字，不得有错别字；遣词造句要规范，句子结构完整，不得随意简省；文风鲜明朴实，平易严肃；专业术语准确、完整；标点符合正确等等。
(五)具有法律上的确定力
这是指执法文书一经制作完毕并送达到当事人，非经法定程序不得变更或撤销。执法文书是国家行政机关具体适用法律的书面表现形式，一旦发生法律效力，就不得以其它文书代替，其执行就具有国家强制力为保证。如果要改变或撤销，只能由司法机关依照法定程序进行，其它任何机关、团体或个人都无权予以认定和变更或撤销它。
三、执法文书的作用
执法文书的根本作用在于保证法律的具体实施。执法人员必须按照法律规定的程序、方式、步骤和格式等要求来制作执法文书，准确无误地适用法律，将法律规定切实地得以实现。因此，执法文书的主要作用体现在以下几方面： (一)执法文书是实施法律的重要手段
国家行政机关或法律、法规授权的组织或依法受委托的事业单位通过在具体的行政执法活动中，依法制作相应的执法文书，把法律规定适用于五花八门的具体案件，这就是具体实施法律。因此，执法文书是具体实施法律的重要手段或不可或缺的工具。例如，农药行政处罚决定书具体地反映国家有关农药管理的法规及规章等的规定，确认行政相对人的违法性行为，制裁违法行为，维护农药生产、经营管理秩序。又如，强制执行申请书就是执法机关申请人民法院实施国家强制力，保证具有法律效力的行政执法决定得以实现。
(二)执法文书是办案活动的记录和凭证
执法人员在办理各种具体案件中，每一个步骤或环节都要制作相应的执法文书，如实地记录办案活动。可以这么认为，执法文书是执法活动的一步一个脚印，不可缺少。例如，适用一般程序的行政处罚案件从立案、调查取证、听证、决定处罚到决定的执行，每一个环节都有相应的执法文书。它既是对本阶段执法活动的忠实纪录，又是进行下一步执法活动的文字依据和前提条件。
(三)执法文书是考察执法人员素质的重要尺度
执法文书可以反映执法人员办案质量的优劣，而办案质量又是执法人员素质的真实反映。办案质量如何，是执法人员素质的综合反映。执法人员的素质包括思想政治、法律知识、专业知识、道德品质、文化修养和工作能力等多方面。这些素质如何，其制作的执法文书就是充分的反映。因此，执法文书的质量问题就绝不仅仅是一个驾驭语言文字的水平问题，而是全面反映执法人员观察问题、分析问题、解决问题的能力，以及思想作风和业务水平高低的问题，从而为考察执法人员的素质提供了依据。因此，每个执法人员必须认真对待、重视执法文书的学习与制作。
(四)执法文书是法制宣传教育的生动教材
行政执法机关及其工作人员的具体执法活动，在法制宣传教育方面的作用，比任何法学课本或普法读物都要大，而其制作的执法文书就是这种生动活泼的法制宣传教育的活教材，它具体生动，使人印象深刻。
(五)执法文书是国家的重要档案
执法文书是反映社会的一面镜子，它真实地反映了当时的各种社会关系、国家政策法律执行情况等。执法文书应作为重要档案保存。同时，执法文书所确立的典型案例，对今后同类案件的处理具有一定的参照价值，在一定程度上带有判例法的作用。
第二节 执法文书的写作要求
一、基本原则
制作执法文书，一般应遵循以下基本原则：
(一)态度要严肃
执法文书是行政执法机关具体运用法律处理违法案件的重要工具，制作执法文书必须持十分严肃认真的态度，不得等闲视之。
(二)以事实为依据
在制作执法文书中，许多文书都要求写明案件事实。在执法文书中叙述案件事实必须忠于事实真相，以客观事实为依据，坚持实事求是的精神。
(三)以法律为准绳
制作执法文书，首先必须符合程序法的有关规定，要按照程序法要求的时限、步骤、方式、方法和规定的内容制作。其次，执法文书中涉及案件实体内容的，必须严格遵守有关实体法的规定，依法制作，并在执法文书中准确地引用法律条文。比如对违反农药管理规定的行政相对人，其行为性质认定、处罚等方面的内容，都必须以《农药管理例》的有关条文的规定为依据。
(四)要讲求效率
法律对各种执法文书制作，虽无明确规定严格的时限，但是对执法机关立案审查、调查取证、处罚决定、处罚决定的执行、文书送达等行政执法行为却有明确的时限规定。而这些时限规定实际上就是执法机关制作某些重要执法文书的时限要求。如《农业行政处罚程序规定》第二十二条规定，“符合下列条件的，应在七日内予以立案”，这就是说执法人员在发现违法案件后，应当在七日内制作填写《行政处罚立案审批表》。
(五)文书规范化
制作执法文书要规范化，从文书的纸张、格式、事项、内容、文字表达、签名等都必须遵循统一严格的规范。
二、制作执法文书的基本要求
一般而言，制作执法文书应注意以下几个基本事项：
(一)符合格式要求
《农业行政处罚程序规定》要求的十六种基本文书格式中，绝大部分是程序化的表格文书，有较为固定化的格式，制作执法文书时，必须按要求填写。以一般程序中适用的行政处罚决定书为例，执法文书的结构一般可划分为首部、正文、尾部三部分。
首部：制作机关、文书名称、编号
当事人的身份事项
案由、案件来源等
正文：案件事实
处罚理由及处罚依据
处罚决定
尾部：交代有关事项
处罚机关印章、日期
附注说明事项
(二)中心思想明确
制作执法文书时，必须有明确的目的和中心思想。中心思想是解决执法活动中某一具体问题的根据和意见。首先，中心思想必须统领一份执法文书的全文，成为一份执法文书的灵魂。例如制作兽药违法行为处理意见书，制作的目的在于对违反兽药监督管理的行政相对人予以处罚，其中心思想就是以行政相对人构成违法行为的真实、证据，用《兽药管理条例》及其它有关规定加以衡量，提出明确的处理意见，报处罚机关负责人审核，并做出最后决定。这样制作执法文书的目的和具体的处理意见，就成为统领全文的中心思想。其次中心思想必须正确，要保证做到正确，就必须保证使执法活动按照正确的指导原则进行，若执法活动本身不是依法正确进行的，则执法文书的中心思想就不可能正确。再次，中心思想必须集中。
执法文书都有明确的、单一的制作目的，执法活动处在什么阶段就要求制作什么文书，这是由执法文书是为了解决执法活动中的个体问题而制作的特点决定的。而一份执法文书的中心思想，实际上是解决问题的具体意见，自然更必须鲜明突出，观点集中。
(三)严格选择事实材料
在制作执法文书中，某一案件涉及到的事实比较复杂，选材时要严格把握，一是所选材料必须客观事实。二是必须紧紧围绕执法文书的中心思想去选择材料。每一个案件的事实材料很多，在制作执法文书时，不能一一罗列，而是应该有所取舍。取舍的标准就是必须足以说明和论证执法文书的中心思想。三是所选择的材料必须能说明问题的性质，是经过查证属实的、具体的事实材料，对那些尚未查证属实只有口供或笼统抽象的事实材料，在制作执法文书时不能用。
(四)叙事清楚
多数执法文书都要求写清案件事实。因为案情事实是制作执法文书的基础。在叙述案情时，一要写清事实要素，主要包括行政相对人实施违法行为的时间、地点、目的、动机、情节、手段、危害后果、证据及调查取证过程中的态度或辩解。二要写清关键情节。所谓关键情节主要是指决定或影响案件决定性的情节，涉及当事人法律责任的情节和影响严重程序的情节，这些情节在执法文书中必须叙述清楚。三要写清主要证据，特别要写清足以证明事实的主要证据。
(五)说理要充分
执法文书中的理由包括认定事实的理由和适用法律的理由两个组成部分。首先，对事实的认定，要以证据来支撑。其次，分析理由要有针对性。无论是认定事实的理由还是适用法律的理由，都必须遵循“以事实为依据，以法律为准绳”的原则。第三，适用法律准确。法律规定是执法文书中阐明理由和做出处理决定的准绳，在说理部分必须注意准确地适用法律规范。引证法律条文时要力求明确具体。若法律条文分款分项，则应有针对性地引用某条款某项，在不影响文字表述的前提下，应尽可能将法律条文的原文引出或写出原条文第条第款第()项，以达到表意完整、阐述有力的目的。此外，还应注意引证法律条文的次序。一般先引法律规定，再引法规规定，最后引规章规定；先引定性规定，再引处罚性规定。第四，论证要前后一致。执法文书有较严密的逻辑联系，必须做到首尾一致。
(六)说明性文字要准确
在农业行政执法文书中，说明性文字比较多。比如农机事故勘验检查笔录，对假冒、伪劣种子、农药的科学技术鉴定结论中，关于鉴定过程和鉴定内容的说明，处罚决定书中对处理决定的说明等。从总体上看，说明性文字应如实、有序、具体、明确。
(七)统一执法文书的技术要求
这包括以下几方面内容：一是纸张规格要整齐划一。农业行政执法中的基本文书格式由农业部统一制定，由地方省级农业主管部门统一制发。这样在一个省级行政区域内，农业执法文书就有了统一的纸张印制规格，做到了整齐划一。这样既显示出执法文书的庄重性，又利于归档管理。二是执法文书的印章要合乎规范。加盖在执法机关名称和发文日期之上，即所谓的“压年盖月”，务求做到“朱在墨上”的法定要求。三是数字书写要统一。执法文书中的数字书写，应参照国家行政公文对数字书写的要求，即“综合文编号，统计表、计划表、序号专用术语和其它必须用阿拉伯数码者外，一般用汉字书写”。因为用阿拉伯数字容易同某些汉字相混淆，以致于产生歧义。如“2”易与“工”字相混，“3”易与“了”字相混，同时，数字的书写也应前后一致，千万不要前面用阿拉伯数字，而后面又用汉字，这也极易造成混乱或令人阅读困难。而且，在执法文书中，量词使用也比较多，应尽量使用普通话中的量词，避免方言土语。如拖拉机的量词，在普通话中为“台”，若在执法文书中使用“部、挂、辆”等，就不规范了，应尽力避免。四是认真校对，防止错漏。认真校对打印出来的执法文书非常重要，特别是要向当事人公布的执法文书则更应格外注意校对，防止任何疏漏出现。
三、执法文书的语言规范
执法文书是行政执法机关依照法律法规规定对违反行政管理程序的相对人做出的给予某种行政制裁或查明某项事情的书面文件，对其语言文字要求比较高，应做到准确确切，语义单一；既符合法律规定，又符合语言规律；语句既要完整规范，又要转折自然文义连贯；修辞妥帖，语言庄重、言简意赅；章法多样、逻辑严密。简述如下：
(一)语言准确
执法文书语言准确，达意清晰。应注意以下几个问题：一是语义要单一，排除任何易生歧义的语言文字。在执法文书中，绝对排斥“大概”、“也许”、“可能”之类的词语。二是专业术语要确切，力戒生造。三是称谓要恰当。四是执法文书里的数量词要确切，避免含混不清。在执法文书中，切忌出现“若干”、“左右”、“余”等词语，对数字的个、十、百、千、万甚至小数点后的数都要写清楚写确切；对量词要使用普通话中通用的量词，且前后要一致。
(二)句式要规范
执法文书中的语言属于规范化的书面语言，语句要力求完整，凡涉及到当事人称谓的词语，尽量少用省略句式，以免混淆。
(三)修辞妥帖，文风朴实，语言庄重，言简意赅
执法文书的语言应该是言辞刚健，不尚雕饰，文意切实，事理明确，语言简要，叙事清楚。执法文书中的语言重在如实反映，对当事人的行为事实，只是用直接平实的语言予以陈述，而不需要作全盘修饰内容。
(四)推理合理，合乎逻辑
推理是在运用概念、判断的基础上，进行更加复杂的思维活动形式。如《农药管理条例》第四十条第一项规定：“未取得农药登记证或者农药临时登记证，擅自生产、经营农药的，或者生产、经营已撤销登记的农药的，责令停止生产、经营，没收违法所得，并处违法所得1倍以上10倍以下的罚款；没有违法所得的，并处10万元以下的罚款；”这样，某县农业局发现某庄稼医院销售无登记证的农药，对此违法行为庄稼医院供认不讳，但农业局多次要求其提供销售农药的进货售货情况，而该医院拒绝提供，因此农业局就推定其无违法所得，按照上述规定没有违法所得处10万元以下的罚款。予以2万元的处罚，它就是一个逻辑合理的推理过程。其逻辑结构为：
法律规定(大前提)：没有违法所得的，并处10万元以下的罚款。
查证属实(小前提)：拒绝提供进货售货情况，认定为无违法所得。
处理结果(结论)：罚款2万元。
因此，执法文书的语言文字形式逻辑关系密切，在制作文书中，必须正确地使用概念、判断和推理形式，做到概念准确，前后一致；判断正确，切忌武断；推理合理，合乎逻辑；来龙去脉，符合事理。
第三节 常用执法文书的示范
一、行政处罚(当场)决定书应当注意以下事项：
1、行政处罚(当场)决定书适用于简易程序。也就是说，执法人员受案后，认为该案件“违法事实确凿并有法定依据，对公民处以五十元以下、对法人或者其它组织处以一千元以下罚款或者警告的行政处罚的”，就可以制作行政处罚(当场)决定书。这项规定实质上就是适用行政处罚(当场)决定书的条件。
2、行政处罚(当场)决定书采用固定的表格形式。在具体执法活动中，由执法人员根据案件的情况如实填写。
填写首部应注意以下事项：
(1)文书名称为“某某县农业局＋行政处罚(当场)决定书”构成；
(2)文书编号由“行政区划简称＋处罚机关简称＋处罚种类＋顺序号”组成。如石阡县农业局制作的农药违法案件行政处罚(当场)决定书，其文编号即可编写为“石农罚［2005］字第1号”。在编制文书编号时，要注意两个问题：一是一件案件只有一个文书编号；二是行政处罚(当场)决定书一式三联。其用途分别是：第一联由执法人员在做出当场处罚决定之日起或渔业执法人员之日起二日内交其所属处罚机关备案；第二联当场交给当事人；第三联交银行作为委托收款凭据。
(3)当事人的基本情况要填写清楚，便于执行。
正文填写应符合以下要求：
(1)时间、地点是指违法行为发生的时间和违法行为实施或行为后果发生的地点；
(2)基本事实主要是指执法人员查明的，有证据证明的违法事实，对违法行为的经过、后果、手段、方式、方法的叙述要简明扼要。抓住能决定案件性质的事实写清楚；
(3)处罚内容要具体、明确、清楚。最好列举填写；罚款数额：一方面符合简易程序确定的限额，另一方面数字书写要规范；
(4)处罚依据包括证据和法律依据两部分。法律依据，列明法律规定具体条款，不必列清条款内容。
尾部填写要注意：
(1)处罚机关印章可事先由机关盖好，因为当场处罚程序比较简便，行政处罚(当场)决定书类似于罚单，印章就不必开完后再加盖；
(2)告知事项包括四方面内容：一是应当告知违法当事人立即或在限定日期内纠正违法行为；二是若不是当场收缴罚款的，告诉当事人到指定银行缴纳罚款；三是告知当事人不履行义务将承担的法律责任；四是告知当事人享有的救济权和途径；
(3)对符合当场收缴罚款的，应当场收缴，并在附注栏上括号内“罚款已当场收缴”。执法人员收缴的罚款，应当自收缴罚款之日起二日内交到其所属的处罚机关。
>行政处罚(当场)决定书基本格式如下：（略）
二、立案审批表
立案审批表主要是用于对有线索的案件，处罚机关决定是否立案时用的执法文书。填写立案审批表应注意以下问题：
1、文书编号方法与行政处罚(当场)决定书一样，即文书编号由“行政区划简称＋处罚机关简称＋处罚种类简称＋顺序号”构成。需要注意的是，对决定立案的处罚案件，在调查取证过程中，处理决定过程中所制作的文书编号应前后一致，最好做到一件案子一个号；
2、案件来源主要是指在执法检查中发现的，还是群众举报、揭发的等；
3、受案地点根据案件来源不同，一般填写处罚机关办公地点或执法检查发现违法线索的场所；
4、案件性质主要是指根据目前掌握的情况，案件属于哪一类性质。如农药违法案件，其性质就可根据初步认定的情况填写无登记证、标签不合格、过期农药、生产销售假冒、伪劣农药等；
5、简要案情主要是指群众举报或执法检查中初步掌握的情况，对违法行为的主要事实情节，如违法行为实施的时间、地点、动机、目的、手段、经过、初步证据材料、后果等都要清楚，对该违法行为事实要素写清楚，看是否符合《农业行政处罚程序规定》的立案条件；
6、受案人意见是指具体经办的执法人员或具体负责查处的基层单位(主要是指受委托执法的单位)的意见。其内容是建议是否立案；
7、负责人审批意见是执法机关领导或受委托执法单位的委托机关领导决定是否立案的意见；
8制作立案审批表应当迅速快捷及时。
立案审批表基本格式如下：（略）
三、询问笔录
询问笔录是执法人员为查明违法当事人的违法行为，依法向当事人或证人及其它有关人员进行询问，了解情况的文字记载。制作询问笔录应注意以下事项：
1、执法人员询问被询问人时，按照法律规定，不得少于二人，并在笔录中记明。严禁刑讯逼供、诱供或变相地刑讯逼供；
2、讯问当事人时，应当先询问当事人有无违法行为，让其陈述违法的情节或者作合法辩解，然后再向其询问；
3、询问聋、哑人时应有通晓手势的人参加，并在笔录中记明；
4、询问结束后，应将询问笔录交被询问人核对，对于没有阅读能力的，应当向其宣读；对笔录中的遗漏或差错，被询问人可以提出补充或者改变；被询问人认为笔录没有错误后，应当在笔录上签名或盖章。经过查证属实的被询问人的陈述或辩解，可以作为定案的证据，因此笔录必须客观、全面、详细；
5、询问当事人或证人前，要作好充分准备；询问中，要注意询问技巧，抓住问题的主要矛盾展开。记录时要注意方法，一些通过上下文能理解的语言可以省略不写。询问笔录不够记载的地方，可以在笔录后面续纸。
询问笔录基本格式如下：（略）
四、勘验检查笔录
勘验检查笔录是指执法人员对与违法行为有关的场所、物品等进步勘验或者检查时的文字记载。勘验检查笔录对于收集证据、发现线索、证实事实都有非常重要的作用，经查证属实，也能作为定案的依据。制作勘验检查笔录时，应注意以下问题：
1、要按照勘验的顺序，全面客观地记录；
2、对现场位置、周围环境、现场状况、外形、大小以及现场其它情况要作详尽的记录；
3、现场勘验结果对案件的定性具有非常重要的作用，因此，必须做好保密工作，防止泄密。勘验检查笔录基本格式如下：（略）
五、抽样取证凭证
抽样取证凭证是指执法人员在调查收集证据时，记录对违法财物抽取样品保存作证据或对涉嫌物品抽取样品送交有关部门鉴定其合法与否，从而决定其性质的书面凭证。抽样取证凭证有两个作用：一方面表明所抽取的样品是被取证人财产的一部分，对样品性质的认定适用于被取证人同种类的财物；另一方面就是可以约束执法人员，不能以抽取样品为由随意占有当事人的财物。制作抽样取证凭证，应注意以下三个问题：
1、要将所抽取物品的名称、规格、数量等记录清楚。抽样时应尽量少抽，避免给当事人造成不必要的损失。与案情无关的物品不能抽样；
2、要将物品的位置记录清楚，对一个当事人处在不同位置的物品抽样，可以制作两份；
3、抽样取证凭证是复写式填写，保证前后一致。第一联留存处罚机关，第二联交给被取证人作为凭证。
抽样取证凭证基本格式如下；（略）
六、鉴定意见书
鉴定意见书是处罚机关在调查处理违法案件时，对专门性问题交由法定鉴定部门或公认的鉴定机构进行鉴定后所做出的书面结果报告。制作鉴定意见应注意以下两个问题：
1、鉴定人必须是三个以上的单数；法定鉴定机构中的鉴定人，必须具有相应的鉴定资格证书；其它鉴定机构的鉴定人必须具有相应的技术职称，工作业绩良好；
2、鉴定结论由鉴定人填写并签名盖章；然后由受委托鉴定单位负责人或主管技术人员审核，签署意见，加盖公章。因此，鉴定意见是以受托单位名义做出。
七、证据登记保存清单
证据登记保存清单是执法人员在调查处理违法案件过程中，对证据可能灭失或者以后难以取得的情况下，将证据物品的数量、规格、性质等情况先行登记记录下来，再保存在原地或指定的地方，在一定期限内限制该物品流转的书面文件。制作证据登记保存清单时应注意：
1、对证据进行登记保存时，当事人应当在场；当事人不在场或拒绝参加的，可以邀请有关人员参加，并在清单附注中记明；
2、对被保存物品的位置、物品名称、规格、数量、保存地、保存方式等关键事项要记清楚；
3、证据登记保存清单为双联复写式，第一联存处罚机关，第二联交被取证人。
证据登记保存清单基本格式如下：（略）
八、案件处理意见书
案件处理意见书是指执法人员在调查结束后，认为案件事实基本清楚，主要证据充分，提出对案件如何处理的具体意见的书面文件。制作案件处理意见书应注意以下事项：
1、案件调查查经过主要填写执法人员在立案后，为查明案件事实所做的工作，应该按照工作顺序简略地填写；
2、所附证据材料的证据“种类”按照物证、书证、证人证言、视听资料、当事人陈述、鉴定结论、勘验笔录、现场笔录等填写；“规格”主要是指有物证时，证据物品之规格；
3、执法人员制作案件处理意见书时，对案件事实证据要做一简单论述分析，并提出初步处理意见。写作时要简明扼要，抓住重点；处理意见要清楚明白，不能模棱两可；
4、对违法案件的处理，要由处罚机关内设法制工作机构审核签署意见，这也是贯彻处罚法规定的调查与决定相分离原则的具体体现，保证案件处理的公正性。
案件处理意见书基本格式如下：（略）
九、违法行为处理通知书
违法行为处理通知书是执法人员在处罚机关负责人审核批准《案件处理意见书》所提处理意见后，为告知当事人处罚机关拟对其做出何种处理的事实、理由、依据和当事人享有陈述、申辩或提出听证的权利制作的书面文件。因此，制作违法行为处理通知书应注意以下事项：
1、处罚内容、理由和依据要写清楚，文字表达力求准确、精简；
2、违法行为处理通知书一式两份，一份留处罚机关存档备案，一份交给违法行为当事人；
3、违法行为处理通知书中告知当事人权利事项一般为固定化格式语言；
违法行为处理意见书基本格式如下：（略）
十、行政处罚听证会通知书
行政处罚听证会通知书是指当案件当事人提出听证要求后，听证组织机关制作的、通知其参加听证的时间、地点、听证会主持人名单和告知其享有申请听证人员回避和可以委托代理人参加听证会权利等事项而制作的书面文件。制作行政处罚听证会通知书应当注意以下问题：
1、听证会主持人、听证员和记录人不能是案件调查人员，应当是处罚机关中比较超脱的人员并应在通知中注明；
2、告知当事人的权利事项一般为固定化的格式语言，制作时只需将空格处填写好即可；
3、通知书一式两份，一份留作处罚机关备案存档，一份交由听证申请人，若听证申请人为多数人的，应根据其数量制作。
行政处罚听证会通知书基本格式如下：（略）
十一、行政处罚听证会报告会
行政处罚听证会报告书是指听证组织机关在听证会结束后制作的，反映听证会进行情况和进行听证后对案件事实、处理理由及依据所做的结论而制作的书面文件。制作听证会报告书应注意：
1.听证会基本情况主要是填写听证会进行的步骤，具体做了哪些什么内容的听证。至于听证双方即执法人员与当事人双方的陈述辩论等主要参见听证会笔录，此处不宜过多填写。当然，听证会笔录应附在报告后面备查；
2.听证结束后，听证会主持人和听证员应对案件事实、处理理由和依据提出自己的意见，以及对执法人员认定的事实是否客观、公正，处理决定是否合理、合法做出评判；
3.听证会报告应在听证会结束后报处罚机关审核批准。
行政处罚听证会报告书基本格式如下：（略）
十二、行政处罚决定书
行政处罚决定书是处罚机关对行政违法当事人依法做出的科以某种义务或进行制裁的法律文书，具有法律上的约束力、确定力和执行力，是执法文书中最重要的文书种类。制作处罚决定书时，要做到事实清楚、定性准确，适用法律法规正确，处罚适当。语言准确规范，同时必须告诉被处罚人的申请复议权和提起行政诉讼的权利。前面第二节关于执法文书制作的基本要求大都以处罚决定书为例进行了讲解，在此就不再赘述。
行政处罚决定书的基本格式如下：（略）
十三、处罚文书送达回证
处罚文书送达回证是指据以证明处罚机关将有关执法文书已送达当事人或其它受送达人的书面文书。根据法律规定，一些执法文书只有在送达当事人后，才能发生相应的法律效力。在送达违法行为处理通知书、行政处罚听证会通知书和一般程序中行政处罚决定书时，需要制作或填写处罚文书送达回证。制作送达回证时应注意以下事项：
1.执法文书的收件日期有以下几种情况：(1)送达时，受送达人在场的，其签收日期为收件日期；不在场的，其家属或单位负责人签收日期为收件日期；(2)受送达人拒收的，送达人注明日期为收件日期；(3)委托送达的，委托送达机关依上述两条签收的日期为收件日期；(4)邮寄送达，挂号回执上注明的收件日期为送达日期：(5)公告送达的，自公告之日起经过六十天即为送达；
2.关于收件人，受送达人签收的，其为收件人；指定代收人的，由代收人签名；
3.关于备注栏，以下事项应在备注栏写明：(1)受送达人不在场的应写明代收人与受送达人的关系；(2)受送达人拒绝接收的，应邀请有关组织或其它人员到场，说明情况，并记明拒收事由；(3)采取邮寄、公告送达的，应注明。
处罚文书送达回证基本格式如下：（略）
十四、行政处罚结案报告
行政处罚结案报告是指执法人员在处罚案件执行终结后制作的，反映案件处理结果和执行情况的书面文件。结案报告是对处罚案件的总结，应当认真制作。制作结案报告应注意以下两点：
1.处理决定应该与行政处罚决定书中的处罚内容相一致；
2.执行情况应根据处理决定的内容对应来写。若申请人民法院强制执行的，应将强制执行结果写明。
行政处罚结案报告基本格式如下：（略）