档案管理规定
1. 总则
◆ 为规范文件等材料的归档工作，完整、系统地保存公司档案，促进档案工作为公司各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》和国家有关规定，结合固安九鼎建筑有限责任公司（下称“公司”）实际，特制定本规定。 2. 组织管理 2.1文件归档流程
◆ 文本文件、招投标文件归档流程
注：各部门于每年3月1日前将上一年办理完毕的文件材料整理列出清单后由工程◆ 施工资料及竣工文件归档流程
技术部按有关规定、规范进行归档、移交。
注：项目经理部按当地城建档案馆相关规定进行整理、立卷、移交工程技术部验收合格后交公司档案室进行管理。
3. 归档职责与范围
◆ 档案管理所称档案是指公司在经营、管理工作中形成的真实的、具有一定保存、利用价值并经过系统整理、立卷归档集中保管起来的各种不同形式和载体的材料。
◆ 所有工作人员，对档案形成工作均负有责任。对各自经办的文件材料应及时收集、保管并对其完整性、准确性负责。
◆ 档案工作应列入到各部门和项目经理部各项管理程序和职责范围中，并应作为考核的一项基本内容。
◆ 文书文件材料的归档工作执行国家及集团公司的相关规定，保管期限分为永久、长期、短期三种；施工资料和竣工文件的归档工作按项目所在地政府有关规定执行，本公司暂时执行河北省廊坊市固安县的有关规定。
◆ 归档的文件资料必须及时、真实、完整、准确、系统化，文件材料的组卷、归档要规范、合理，符合国家档案标准及集团公司有关规定。工程技术部协助各职能部门对归档的文件材料的完整程度、准确性及保存价值进行确认。
◆ 对应当立卷的文件、材料必须按规定向主管部门移交，任何部门、个
人均不得据为己有或擅自带走和毁弃。
◆ 同一事项由多个人员或部门经手办理的文件资料，应由主经办部门和经办人负责将资料收集齐全。 3.1文书文件
◆ 工程技术部负责文书文件的归档、管理工作。 3.1.1归档类别
◆ 文字、图表类：包括文字、图纸、表册、画册等。 ◆ 声像类：包括照片、录像带、磁盘、光盘等。 ◆ 实物类：包括证书、奖杯、奖旗、牌匾等。 3.1.2归档范围
◆ 各部门负责各自职责范围内形成和保存的已办理完毕的上一年各类文件、资料，包括声像类、实物类材料的收集、整理工作，并将应归档的文件、材料列出清单，于次年3月1日前向工程技术部移交。声像、实物类材料经办人应附有文字说明。 3.2招投标文件
◆ 招投标文件（含总包合同、中标通知书、授权委托书）的归档工作由招投标责任部门负责。 ◆ 履约类保函由财务部负责。 3.2.1归档类别
◆ 招标文件、招标修改文件、招标补遗及答疑文件、投标邀请函等。 ◆ 投标书、资格预审文件、履约类保函、授权委托书、投标澄清文件、修正文件等。
◆ 中标通知书等。
◆ 合同谈判纪要、合同审批文件、合同书（含分包合同）、合同变更文件等。 3.2.2归档范围
◆ 各有关部门负责将本部门涉及的招、投标文件、法律文书收集齐全，列出清单交招标责任部门。 3.3施工资料及竣工文件
◆ 项目经理部负责将所施工程的施工资料及竣工文件的收集、整理、立卷归档工作。
◆ 项目经理部应随工程进度及时收集、整理施工资料并按专业进行归类，由相关业务部门整理保管。
◆ 工程技术部负责各项目经理部竣工资料的审核及验收，合格后归档保存。
◆ 施工资料及竣工文件归档，必须经过分类、整理，并应组成符合要求的案卷，案卷必须完整、准确、系统，能够反映工程建设活动的全过程。归档文件分类要一目了然，便于今后的管理与查找。立卷、归档格式统一要求如下：
✧ 所有资料必须采用A4纸。格式：1、封面：应采用统一、能体现公司形象格式。一般使用硬面淡黄色；2、字体：宋体 项目名称（2号字）施工技术文件（初号）；3、类与类（C0-C1……）(2号字) ，类与类之间建议用彩色插页分开；4、工程资料纸小于A4纸时，必须托裱在A4纸上，上述资料在装订时需剔除金属物，
在其右上角，反面有内容在左上角编上页码后，将封面、目录、资料、封底在左侧打三孔用棉线装订在一起，归入对应的档案盒内。
✧ 应按如下分类表建立档案盒侧面标签：
✧ 工程图纸归档需折叠成A4纸大小并进行统一编号（号码编在图纸右上方），将封面、目录、图纸、备考表用棉线在左上角装订在一起，装入档案盒内。
✧ 以固安九鼎建筑有限责任公司名义承接的项目，封面下方文字即“固安九鼎建筑有限责任公司。 3.3.2归档时间及要求
◆ 施工资料和竣工档案在工程竣工最终验收后3个月内，由项目经理部整理、立卷后移交工程技术部，工程技术部检查验收合格后交公司档案室；工期较长的工程可分阶段移交档案。
◆ 文件材料、档案移交是，要列出一式两份的清单目录，归档或档案接收部门和移交方需对照清单认真验收，核对无误后办理交接手续。 4. 档案的保存
◆ 档案应有专门的库房存放并设专人管理。存放方法要科学和便于查找，注意防火、防盗、防潮。管理人员应定期对档案保管状况进行检查，发现问题及时报告主管领导并做有效处理。
◆ 对档案的收进、移出、利用、效果等情况，管理人员应做好统计记录。 5. 档案的利用
◆ 档案信息开发利用要满足各方面工作的需要。利用档案必须履行审批、登记手续。
◆ 本公司人员利用档案须经部门经理批准。
◆ 特殊情况，档案需借出，带有保密性的技术档案和特殊档案必须经公司主管领导签字后方可借阅。
◆ 借阅者需填写《利用档案审批表》和有关登记表。档案借出和归还均需当面清点、检查，确认无误后才能注销登记。
◆ 借阅档案者对借阅的档案负全责并要妥善保管。对所借档案严禁拆卷、抽页、伪造、销毁和遗失，不得任意涂改、批注，不得转借和带卷外出，不准擅自公布和复印。 6. 档案的鉴定和销毁
◆ 对按规定到达保管期限或保管期限变动、密级调整和需销毁的档案，应由工程技术部经理、公司主管领导、档案员和相关人员组成小组对其进行鉴定。
◆ 对经鉴定确无保存价值的档案要编制清单，写出销毁报告经公司主管领导审批后进行销毁。 7. 附则
◆ 本规定自发布之日起生效，由工程技术部负责解释、修订。 8. 附录 8.1表式
◆ 表式: ◆ 表式: ◆ 表式: ◆ 表式: ◆ 表式: ◆ 表式: ◆ 表式: ◆ 表式: 8.2样本
◆ 样本：
GDJZ-DB-1 GDJZ-DB-2 GDJZ-DB-3 GDJZ-DB-4 GDJZ-DB-5 GDJZ-DB-6 GDJZ-DB-7 GDJZ-DB-8 GDJZ-DY-1 档案资料移交清单 卷内目录 案卷目录
归档案卷目录备考表 利用档案审批表 档案借阅登记表 档案鉴定与销毁审批表 档案鉴定与销毁目录 工程归档资料封皮模版
档案文件资料移交清单
移交部门： 接收部门： 签字： 签字：
卷 内 目 录
GDJZ-DB-3
固安九鼎建筑有限责任公司
二○ 年归档案卷目录
立卷单位：
二○ 年 月 日
10
GDJZ-DB-3
案 卷 目 录
11
GDJZ-DB-4
归档案卷目录备考表
12
GDJZ-DB-5
利用档案审批表
本表编号：
注：利用方式一栏中请在选定的“□”中画“∨”
利用证照和声像实物档案需在利用申请一栏中写明利用的具体原因、提交单位、证照种类和数量、拟归还日期。
GDJZ-DB-6
档案借阅登记表
本表编号：
GDJZ-DB-7
档案鉴定与销毁审批表
15
GDJZ-DB-8
档案鉴定与销毁目录
注：在鉴定结果一栏中如档案销毁则在销毁栏中画“∨”，如继续留用则在保留栏中注明保管期限。
GDJZ-DY-1
封面（淡黄色硬面纸）
项目名称（二号宋体加粗）
施工技术文件
（初号黑体）
C5 施 工 记 录
（小一号宋体加粗）
（九鼎公司徽标位置）
固安九鼎建筑有限责任公司