电子档案利用方法

电子档案的利用方法

摘要:随着科学技术的迅猛发展,电子计算机及网络技术的广泛应用,档案的管理模式也发生了深刻的变化,电子档案作为一种潮流和倾向,是不可阻挡和回避的,广大档案工作者如何做好电子档案的建档与利用工作,是本文将要探讨的问题。

关键词:档案管理 电子档案 保管利用

电子文件是能被计算机系统识别、处理,并按照一定格式存储在磁带、磁盘或者光盘等介质上,并可以在网络上传递的数字代码序列。在计算机显示器或者打印机上看到的文字、图纸等构成的电子文件形态,只不过是电子文件的某种输出形式而已。

1、电子文件的特点

(1)是应用发展的阶段性。(2)是设备依赖性。(3)是电子文件信息与载体的相分离性。(4)是电子文件的易更改性,对电子文件的更改能做到不留任何痕迹。(5)是电子文件的多媒体集成性。(6)上电子文件非实体归楼的可能性。(7)是电子文件对背景信息和元数据的依赖性。

2、加强电子文件管理制度建设

电子文件管理的一个重要前提,目前电子文件管理不善,同没有一个电子文件制度有重要关系。因此,档案行政管理部门应会同单位各部门制定“电子文件管理办法”,确认电子文件的地位,明确档案行政管理部门和相关部门的职责,统一电子文件的软硬件设施,依规定管理电子文件;档案行政管理部门应逐步制定和完善电


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