市民政局关于民政档案行政执法检查
自 查 情 况 的 报 告
省民政厅社会事务处：
按照省民政厅、省档案局《关于转发民政部、国家档案局的通知》（鄂民办[2010]83号）文件要求，我局高度重视、迅速行动，把落实民政档案行政执法检查工作任务，作为加强收养、婚姻登记规范化建设，提高民政档案整体管理水平的重要机遇，安排专人、成立专班、责任到人、任务到岗，对照《民政档案行政执法检查的通知》的具体要求和检查内容逐项进行了全面自查，及时查漏补缺,进一步推动全市收养和婚姻登记档案工作的规范化建设。现将自查情况报告如下：
一、收养登记档案行政执法情况
1、基本情况。XX市地处鄂西，与陕、豫、渝等多省市相邻，共有人口351万。全市所辖X县区及旅游经济特区共设有X个收养登记办理机构。近年来，随着交通条件的不断改善，伴随全市经济社会快速发展，人口流动性也越强，导致收养工作量越来越大。自2004年—2009年底，全市共办理收养登记XXX件，其中城区办理XXX件。其中，市局直接办理收养登记的由市局建立管理档案，所辖县、市、特区的收养登记由市局在档案管理上予以经常性的指导检查。
2、主要做法。为了认真做好收养登记的档案规范化建设，我们严格按照民政部、国家档案局联合印发的《收养登记档案管理
暂行办法》有关规定，及时认真地做好收养登记档案的整理和归档工作。2004年以来，市局及各县市区收养登记机构分别安排了专人对收养档案进行管理，对收养登记档案、资料做到了单独存放，专人专室专柜管理和存放。在收养登记中严格按照法律程序进行登记，确保档案管理高质量。一是对前来办理和咨询收养登记的当事人，讲解规范管理事宜，确保原始资料清楚、准确和全面。二是对已符合收养法规定条件的进行登记阶段的当事人，按照规范的办证程序，认真做到证件、证明材料齐全完整。对有当事人介绍不清楚或资料有疑问的，进行走访调查，对调查的结果必须取证，指导完全清楚明白。对每一个收养人的真实有效的资料，进行一人一袋保存。三是根据十民办发[2008]8号文件精神，每季度的最后一个工作日和年底的最后一个工作日，我们将收养登记情况及时报送市计划生育部门。四是对收养登记材料按规定的范围和顺序进行归档。我们的具体方式是，1卷一个档案袋，6卷档案袋装入一个档案盒。对每份档案袋和盒，统一编号，每年度排列，做到了每袋、每盒、每年的情况一目了然，安全完整。五是对归档的档案资料，一律不外借、不泄露。对确有收养人因特殊情况需要查阅档案资料的，我们专人接待和办理，以确保被送养人、送养人和收养人的隐私权。
3、存在的主要不足及打算。对照省厅通知，通过自查，我们发现在个别的档案中，存在着资料填写不整洁的现象，针对这个问题，我们已及时进行了纠正。此外，对收养档案还未做到电子化管理。
下一步，我们将进一步提高对收养档案管理工作的认识，加
强工作责任感，努力改善工作条件，为进一步满足人民群众收养子女的愿望，提供越来越便利、越来越完备的服务。
二、婚姻登记档案行政执法情况
1、基本情况。全市辖X县X市X区共设有婚姻登记处XX个，其中，集中登记处XX个，分散登记处XX个，现有婚姻登记员75人。目前，全市总人口351万人，每年的婚姻登记量约有2万余对。2009年，全市共办理结婚登记XXX对，离婚登记XXX对。
2、主要做法。近年来，全市各婚姻登记机构依法加强婚姻登记规范化建设，建立健全婚姻登记管理制度，不断提高依法利用婚姻档案服务人民群众的水平。市局于2006年7月下发了《关于印发和学习贯彻的通知》（十民办发
44号），要求各地严格按照《婚姻登记档案管理办法》，分年度、分性质（结婚登记类、离婚登记类、补发婚姻登记类、撤销婚姻类、无婚姻状况登记记录证明类）认真整理婚姻登记档案。确保了从婚姻登记档案的填写、收集、整理、归档到保管利用过程，基本做到“四有三到位”， 有专人负责、有专库（集中登记处）、有专柜（分散登记处）、有专网。一是强化措施，确保婚姻登记档案管理规范。各县市区婚姻登记处均设立专门的档案室，按照档案归类的标准，配齐专门的档案柜、档案盒，并严格按要求进行分类。组卷规范、合理，符合标准要求，文件编排有序，卷内文件排列有序，并按照要求进行了编号，卷内文件目录、编目规范，排架合理，案卷封面填写规范、清晰，案卷标题简明、准确，档案排列有序。做到婚姻登记档案的网络版、电子版、纸质版“三版”相统一。对所有档案进行安全管理，档案室配备防盗窗、窗帘，
灭火器、干燥剂、防腐剂等必要的设备。注重了防火、防潮、防盗、防高温、防光、防尘、防鼠、防虫、防霉变、防褪色、防污染等措施的落实。二是建立健全制度，确保婚姻登记档案管理规范。各县市区为规范档案管理，从制度建设入手，全面加强婚姻登记档案管理制度建设。制定了《婚姻登记档案管理制度》、《婚姻登记档案保管制度》、《婚姻登记档案保密制度》、《 婚姻登记档案利用制度》《婚姻登记档案材料归档制度》、《婚姻档案鉴定、销毁制度》、《婚姻档案查、借阅制度》、《 婚姻登记档案管理员岗位责任制度》及《婚姻登记档案人员岗位考核制度》等工作制度，这些制度大多上墙，做到有章可循、有法可依。进一步明确了婚姻登记档案工作职责任务以及要求。年底进行全面考核，并与婚姻登记员的年度评选创优和奖金福利相挂钩，充分发挥和调动了婚姻登记员做好档案管理工作的积极性。三是严格程序，确保婚姻档案整理规范。婚姻登记档案管理规范化，重在平时基础工作，严格登记程序，婚姻登记员在每办理完一对婚姻登记，及时进行分类、收集、整理，逐项检查合格后归档。整理装订时做到有目录，有序号，有页码，加盖印章统一，材料齐全完整，案卷规范整齐，目录一律按A4规格纸张打印。同时，我市婚姻登记档案信息化建设进展顺利，婚姻登记信息大部分数据已录入湖北省婚姻登记系统，基本实现了婚姻档案信息化管理。四是建立查询制度，方便人民群众查阅。婚姻档案是公民个人婚姻状况的重要证明材料，与人民群众婚姻、家庭、生活关系极为密切。随着经济社会的发展。城乡社会人口流动越来越频繁，婚姻档案的利用率越来越高，如办理生活救济补贴、部分纠纷案件、户口迁移、房地产
买卖、银行贷款、外出务工、计划生育等等大量的社会活动都需要婚姻档案查阅出证。为切实维护婚姻当事人的合法权益，方便婚姻登记当事人的查阅，为构建和谐社会服务。各县市区民政局婚姻登记处和分散的乡镇婚姻登记处，坚持以人为本，牢固树立全心全意为人民服务的宗旨，最大限度的发挥婚姻档案作用，为人民群众提供查档服务。由婚姻登记员对查询人姓名、时间、查询内容、出证进行详细记录，并及时归档，有效地发挥了婚姻登记档案的社会效益，确保了公、检、法等利用证据的准确率。据统计，全市年出具婚姻证明在2724人次。
3、存在的主要不足及打算。对照省厅通知，通过自查，我们发现在档案管理中，还存在一些不足，主要是：历史婚姻登记档案收录进度参差不齐。主要原因是现有人员少，工作任务繁杂，有婚姻登记档案归档立卷收录不够及时现象；婚姻登记员素质参差不齐，个别人员工作经验不足，有培训学习、经验交流的需求。
下一步，我们将按照国家民政部和省厅要求，加强婚姻档案管理工作的领导，加大工作力度，广泛地开展婚姻登记执法检查，提升婚姻档案管理的水平，使我市的婚姻登记各项工作更加规范、完善。
二〇一〇年四月十五日