药事管理
加强内部控制提高药房账实符合率
吴 红 杨允新
浙江省台州医院
(浙江临海 317000)
摘要:文章从财务角度出发, 通过对药品流入、流出、盘点等账目管理流程中的薄弱环节分析原因, 讨论对策, 提出应加强药房账目管理流程内部控制, 提高账实符合率, 以提升药房整体管理水平。关键词:药房管理; 内部控制; 账实相符; 账目管理流程
中图分类号:R194 文献标识码:C 文章编号:1007-9203(2007) 02-0117-02
药房账物相符是医院财务管理所要求的, 也是药房系统化、规范化管理的目标之一。但是医院药房经营流程管理模式复杂、涉及面广, 药品种类多, 周转快, 要想做到药品账物相符准确管理确实难度很大。因此, 账实不相符已成为药房管理的老大难问题。药房是医院的重要/窗口0, 药房不仅担负着医院药品供应, 病人的用药安全, 而且医院药房的管理水平在很大程度上影响到整个医院的工作和患者的用药安全, 所以管好药房关系到医院的发展。本文借此与大家共同探讨如何加强药房账目管理流程的内部控制, 提高药房帐实相符程度。1 目前药房账目管理现状
据多家医院药品管理模式调查, 药库、药房、日常用药销售收费早已采取连网电脑化管理, 但是程序开发并不完善, 使药品数量控制出现误差, 引起药房账目管理一些功能不能启用, 只能处在半手工状态, 药房账目管理流程控制也只能停留在金额控制模式。由于内部控制管理不到位, 长期引起药品实物流转与药品资金财务核算相互严重脱节, 有些医院上千种药品盘点后账实符合率达不到30%, 金额相差几十万, 甚至上百万。
2 药房账物不符产生原因分析
针对药房目前状况, 笔者着重从药房账目管理内部控制流程上分析存在的薄弱环节和原因。211 药房账目管理流程
药房药品流入主要包括向药库领药、提价、回收、换药后药品重新入账。药房药品流出包括各科消耗、处方销售、借药、报损、降价、换药调出。
(1) 药房领药账务处理流程:包括普通药品、特殊药品、大输液。¹普通药品包括制剂药品等由药房保管员按药房需要量估计填领药单, 药库根[1]
单验收入库, 药房会计按电脑确认的领药单入账。º特殊药品包括麻醉、精神、剧毒药品由组长专人领用、专人保管, 另设手工明细账核对。»大输液由药房每日统计用量, 当日用量按前一天用药量统计领药, 药品送到各科室, 由各科领药人签字, 药房会计凭领药单入账。
(2) 药房药品消耗账务处理流程:门诊药房药品消耗大体分二类:一类售给病人是处方销售药品, 另一类是科室领用的消耗药品。¹处方销售药品, 药剂师根据已收费的处方发药, 处方确认, 药房会计按电脑处方发药统计销售数入账。病区药房根据各科已记账的领药单, 确认后将药品统一发给各病区, 药房会计按病区销售金额入账。º科室消耗药品, 各科凭领条向门诊药房领用, 药房会计按领条统计消耗数入账。
(3) 药品盘点账务处理流程:药品盘点每季一次, 每季末由药房管理人员组织全面清点后, 将实盘数输入电脑, 以此为准, 发药时如果发现不准确, 在其他入库、出库中调整。药房会计按季度上报盈亏情况。
212 药品流入、流出、盘点等流程
药品从领入、销售、季末盘点每个管理环节疏忽都将影响药房药品正确核算, 目前这些管理环节控制薄弱, 有些内控复核监督手续已流于形式。
(1) 药品领入验收是药品流入账务处理的重要控制点, 药品验收把关不严, 药房会计放松对验收流程的监督, 表现在没有按核对无误的验收单入账, 仅以药库会计上报出库数入账, 药库出库与药房入库账目不核对(系统异常时会出错) , 导致药品流入账务管理流程失控。
(2) 药品管理各项制度不够完善引起账实不¹
房每年向各病区收回多余药品, 并需按品种规格重新入账, 不但药品安全有隐患, 数量规格没有复核控制流程, 容易引起差错。º病房以药换药凸显药房金额管理漏洞。一般病区都有备用药品来应付临时急用, 当发现备用药数量不符或意外损失, 病房一般用多余药品到药房换, 因此出现科室换药情况。虽然药房有制度规定, 换药要有登记簿记录, 但也发现一些科室换药频繁, 存在换药漏洞, 如有个别人利用换药方法以医保药品换取医保控制药品。»科室备用药制度欠完善。科室备用药一般在药房、病区、护理部有备查登记, 但药房没有检查核实制度, 形成备用药过期、账实不符等状况。¼科室、个人借药不能及时归还。有的多次催还不理睬, 缺少有效控制措施, 影响账实相符。
(3) 处方确认准确性没有引起药剂人员足够重视, 直接影响了药品销售数量准确性, 也直接影响大输液领用、消耗的准确性, 导致账目核算不正确。
据了解医院开展电子处方后, 药房每天都有留存处方。留存处方一部分是收费后实际没有取药, 一部分是处方漏确认等其他原因造成。一般留存处方产生原因:¹因部分农村病人对电子处方不了解, 医生告知不详细, 付款后不知道取药。º作废、退药重开发票引起留存处方。»漏确认引起留存处方。
由于留存处方的存在, 影响药房窗口系统处方自动分配, 因此出现处方已确认, 药品没有发出, 也未重新入账的情况, 影响了药品销售数量准确性, 同时也存在漏洞隐患。
(4) 药品盘点准确性无有效控制, 误差较大。医院药房药品种类规格较复杂, 库存盘点误差概率大, 清点和盘存数输入不小心都会引起差错, 导致账实不符。目前除了要求盘点人员认真对待以外, 无有效核对措施来提高准确率。
(5) 信息系统跟不上形势发展的需要。一些医院H IS 系统核算流程原本就不很完善, 如内窥镜、B 超、核医学科销售药品药房不能确认, 影响药品销售额准确统计。隔月退费, 会引起已结账销售金额变化。目前加上医保的开展, 药品核算口径在不同程度变化, 如原来的手术费捆绑收费, 手术药费自动形成医疗收入, 科室领用药品成本也计入消耗药品, 但现在医保要求实行明细收费, 手术中药品收费形成药品收入, 药品成本还是计入科室消耗,
造成处方金额与药品收入不一致。由于信息系统口径不一致, 核算流程不完善, 使大量信息不能共享, 重复劳动, 资源浪费, 统计数据可信度不高。
(6) 日常销售核对制度欠缺。财务管理制度规定:门诊、住院药房的处方总额需与收费处、住院结算处的药品收入额每日分别核对, 如有不符查明原因。但始终因收费结算、各科药品核算流程口径不一致等原因, 各家医院建立日核对制度很少, 对药品销售收入准确性控制较薄弱, 使每日药房销售金额与财务收费金额相差较大。
(7) 药品销售、药品调价、盘盈盘亏等账务处理不当引起账实不符。
3 对策探讨
(1) 严格药品出入库验收核对制度。明确验收、核对职责, 药房会计要根据验收核对无误的领药单进行账务处理, 监督验收核对制度落实。
(2) 改变观念, 加强规范化制度建设。建立处方确认复核制度, 处方总额和药品收入每日核对制度, 备用药定期检查制度, 严明借药归还制度。(3) 修改、完善核算程序。启用完善药房账簿管理功能, 增加每日处方金额与药品收费金额统计核对程序, 对销售药处方全部通过药房确认, 提高核算程序的准确性。
(4) 取消科室、个人到药房换药。因操作失误特殊情况药品损失, 经批准科室直接向药房领用, 按科室成本规定扣罚。
(5) 控制盘点误差。¹针对药房盘点误差实际情况, 编制药房药品库位码, 盘点时根据库位码位置进行清点。º盘点时除了要求盘点人员认真、仔细以外, 实盘数输入后进行盘前盘后数量核对, 对不符药品而且相差较大的马上重新核实。把数量误差控制在最低范围, 提高药品账实符合率。
建议医院药事管理委员会牵头, 药剂科、计算机中心、医务部、护理部、财务等各方共同配合, 充分利用现代先进的物流理念, 有条件最好建立药品配制中心, 对药品施行全程监控管理, 加强药品管理流程内控建设, 将药房核算从传统粗放型的金额管理模式逐步转到金额加药品数量管理模式, 提高账实符合率, 逐步提升药房整体管理水平。
参考文献[1]
孟杰. 新编医院财务管理[M ].第二军医大学出版社, 2002:1-317
(收稿日期:2006-10-09)