供应商对账管理制度

供应商对账管理制度

一、目的

为了规范供应商对账,高效有序的进行财务对账工作。

二、适用范围

凡与本公司发生业务关系并签订供销合同的供货商。

三、定义:

1、账期:指供应商供货后,到给供应商对账的时间,每月至少应与供应商进行一次对账。

2、对账节点:与供应商签订的有效合同中规定的对账周期为对账节点。对账初核工作由采购部完成,要求供应商将对账单寄出或用其他方式送达我公司,对账单列明从对账周期中所有采购明细及应付款金额。采购部收到供应商的对账单,就在账期供货的品种、名称、规格、数量、单价、金额等,对照相应手续齐全的进货单、验收入库单、合同、发票进行逐一单据核对,如有差异,应立即查明原因。

3、审核节点:从对账时间结束的第二个工作日开始的3个工作日内为审核时间;审核时间是财务部对供应商单据的进一步核实过程。对账单经双方确认无误后,供应商在对账单上签字或加盖公章。

4、付款节点:从审核时间结束的第二个工作日开始的3个工作日内为付款时间,是向通过对账、审核的供应商进行付款的时间。

付款时,采购部填写“工作呈批单”并附进货单、验收入库单等原始单据,按审批流程经相关负责人进行付款审批。原则上一律采用银行转账的方式付款,特殊情况供应商委托工作人员前来我司收款时,必须出示供应商的介绍信、收款委托书及身份证原件,经我公司核对无误后,方可收取现金或票据。

四、职责

1、财务部负责对账工作的执行与监督。

2、采购部负责供应商与财务相关问题的协调与沟通。

五、内容

1、账款审核及记录,当所购物资入库后,采购人员在进货单注明是否付款的情况,仓管员将手续齐全的进货单、验收入库单等原始单据上交到财务部,财务部在收到单据的当天核对完毕,核对内容包括物资请购单、订购单、送货单、验收入库单等,所有单据核对无误后,记录应付账款。

2、 送货单与验收入库单上的任何数据不得涂改或添加,对于确实由于送货变动需要改动的,必须要有本公司仓库负责人及验货人签字确认方能生效。

3、供应商需及时把退货单带来冲账,当月提交的退货单当月扣除。对于退单货处理产生的相关问题确需协商解决的,须报总经理批准,否则将依据退货单扣除。

4、在对账过程中,如有发现对账单据有重复对账且证据确凿,收回重复对账的单据,此对账期不予对账,并上报总经理。

5、对账单确认无误后,供应商在对账单上签字,可带走对账单

复印件。对账单据应妥善保管,若供应商将对账单据丢失,由此引起的后果由供应商负责。

6、合同到期在对账期前,供应商应事前预约对账,由采购部协调对账日期。

7、严格按账期对账,对于已定的对账日期,逾期未来对账的,则顺延至下一对账期。供应商对账时应把单据找齐,送货单据超前或滞后不予对账。

8、 本制度经总经办批准后自发布之日起执行。

附:

供货商对账流程

执行部门:采购部 协助部门:仓储物流部、财务部


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