关于志书资料的搜集和资料长编的编写
崇文区地方志办公室 徐光华
编纂地方志在我国历史悠久，它是一项代代相承、世世相传的传统的文化建设工程。第一轮修志工作完成之时，就是第二轮修志工作开始之日。经过多年的酝酿准备，现在朝阳区新一轮修志工作开始了。要把第二轮续修区志的工作做好，除要端正指导思想、依法修志外，还要充分借鉴第一轮修志实践中总结出来的成功经验，再实践，再认识，进一步加以丰富、发展。同时，要认真吸取教训，避免二轮修志工作走弯路。第一轮修志工作给我们留下很多宝贵经验，有的已经在二轮修志伊始得到运用。
今天，我仅从修志必须“坚持质量第一”这一条基本经验出发，从一个侧面谈谈资料工作对志书质量优劣的影响以及怎样搜集志书资料和编写资料长编。
下面讲六个问题：
一、提高对志书资料重要性的认识
二、志书资料的搜集范围和原则
三、志书资料的来源
四、搜集资料工作的步骤和方法
五、资料的鉴别和核实
六、怎样编写资料长编
一、提高对志书资料重要性的认识
什么是志书资料？志书资料就是客观存在着的地情信息。朝阳区志资料就是朝阳区行政区域范围内的地情信息。客观存在是相对
于个人杜撰、编者揣测或所谓分析、估计之类而言的伪造的东西。志，乃一方之信史。资料的真实、准确是志书的根本，资料的真实性、准确性出了问题，不仅贻误子孙，还会危害当代，受到社会各界的批评和责难。为此，对志书资料的重要性要提高认识，认识到位了，工作才能到位。
记得1986年12月全国地方志第一次工作会议闭幕会上，胡乔木同志讲话中说到：“我们编出来的书是一部朴实的、严谨的、科学的资料汇集”，“地方志的价值，在于它提供科学的资料。”著名历史学家周谷城在给《湖南地方志》的一个题词中也讲到：“志之重要，在于资料。”为了在这一轮续志中体现和落实这些讲话和题词的精神，我再从三个方面具体说说志书资料的重要性。
第一，志书的思想性、科学性、资料性，资料性是第一位的 志书的质量，从某种意义上说，是思想性、科学性和资料性的统一。思想性是指志书的政治观点和政治标准。科学性是指内容上要反映客观的真实性和规律性，反映地方特色，时代特色和行业特色，形式上要用现代科学指导编修，体例要完备等。资料性指内容容量大，全面系统地反映一个地域自然、政治、经济、文化和社会的历史和现状。这三方面的关系，思想性和科学性是对志书质量的规定，而资料是它们的实体或载体。“三性”中，资料性是第一位的，是有决定意义的。总的看，志书的资料丰富、真实准确、全面系统、特色显明、质量高，它的思想性、科学性就有了基础。所以，要把朝阳区志的续志（1996年至2010年）编修成一部良志、佳志，绝不是挂在嘴上说出来的，必须首先依靠每位参与修志的人员在资料工
作中下苦功夫，认真搜集、细心挖掘原汁原味、高质量的资料。在这项工作中不能有半点马虎或随心所欲。
同时也要注意问题的另一方面，把没有经过分析比较、科学排比、合理取舍的资料，或缺乏思想性和科学性的资料加以堆砌，撰稿入志，那么志书的资料性就会大打折扣，它的文化价值和社会价值也会受到很大影响。因此，这“三性”又是相辅相成的。
第二，志书的功能和作用是通过资料来实现的
编修出版的地方志书，其功能是“资治、教化、存史、交流”。而“资治”、“教化”是在地方志书中保存了大量有价值的资料的基础上实现的，“存史”就是留存历史的真实记忆，在志书中记录第一历史，即原始资料，这是地方志最主要的功能，也是地方志得以存在的根本。
再从编纂志书的目的来说，我们并不是为编纂而编纂，而是要发挥它的功能和作用，也就是说修志重在用志。志书有没有用，取决于它本身潜在的功能。志书潜在的核心功能主要靠搜存全面系统、真实准确、反映事物兴衰起伏和它的因果规律的资料来体现，呈现志书的地方特色、时代特色和行业特色更离不开典型的高质量的资料。一部志书如果保存资料的功能发挥得好，它的资治（助决策）、教化（作教材）等功能就强，相反，保存资料的功能没有充分体现，其他功能就会大大削弱。由此看出，资料对志书诸多功能的发挥起着举足轻重的作用。
第三，修志自始至终离不开资料
拟定区志续志篇目框架离不开资料。发给大家的篇目框架，是
有关同志在参考第一轮区志篇目设臵的基础上，不断积累全区改革开放和各项事业发展变化情况，并通过各种渠道占有区境内各行各业、方方面面的信息之后，拟出初步框架，再经过上下结合，听取意见，反复讨论修改确定下来的。这样，才有可能尽量使这个框架设臵贴近实际，尽可能做到分类得体、排列有序、要项齐全、结构合理、突出特点、层次相宜。即使如此，随着下一步搜集资料工作的开展，占有资料的多少，这个篇目还可能有不切合实际的地方需要调整、修改、补充，这是很正常的现象。
志书的编纂过程，实际是一个资料搜集、排比、分析、考证、取舍、补充的过程。是一个不断地、反复地与资料打交道的过程。志稿中一些由编者概括的语言，也是要有根有据、以经得起核实检验的真实资料为基础的，绝不是主笔或主编个人随意编写的。实践告诉我们，修志过程中的大量工作是资料工作。从制定篇目框架、搜集资料、编写资料长编、分撰初稿到总撰编写修订稿、送审稿、终审稿的各个重要阶段都离不开资料工作，它是贯穿于整个修志工作全过程的一项基础性工作，要引起大家的高度重视。
二、志书资料的搜集范围和原则
第一、志书资料的搜集范围
朝阳区志续志资料搜集的时空范围。一是时间范围。这次续修区志的时限，上限为1996年，下限到2010年底。根据区二轮修志工作方案，第一阶段先搜集1996年至2009年的资料，第二阶段再搜集2009年至2010年的资料。在第一阶段搜集资料前，参与修志的人员特别是主笔一定要细心、精心地阅读首轮编写的崇文区志中
与你现在承编的相对应或相关的那一编、那一章的全部内容，这样做的目的至少有三个：一是使事业或事物的记述在时间上、内容上有连续性，许多还在不断发展的事业或事物，续志中要继续反映他们的发展变化情况和现状；二是如发现朝阳区志记述中存在重大错漏，可以在续志中纠错、补漏，弥补缺憾；三是在续志搜集资料时，做到心中有数。
二是空间范围要满界。也就是说现行行政区域范围内的资料搜集要满界。如续志篇目中的教育，学前教育，园设臵，全区幼儿园要统计全，不能有所遗漏，公办的、民办的都要搜集、统计工作中，一所也不能少，否则资料因缺漏而失真、失实，写入志书就会损害它的可信度。再说小学教育、中学教育都有关于学校设臵与布局调整，从1996年底到2010年底，全区小学、中学的设臵和布局发生了很大变化。这就要全面搜集历年小学中学增加、减少、合并、撤销等有关资料，把小学中学设臵、布局的变化，发展及现状反映出来，记述清楚。又如记述本行政区的医疗机构、人员、设施，搜集资料除搜集区级医疗机构、基层医疗机构、民办医疗机构，社区医疗机构及人员、设施外，还必须一一搜集驻区中央部属和北京市属医疗科研机构、人员、设施的资料，这样才能全面反映现行政区的医疗机构、人员、设施状况。这种反映事物全貌、数据的资料就是可供入志的满界的资料，缺少了其中某一方面、某一部分的资料，就叫资料不满界，这样的资料就会影响它的使用价值。因此，请参与修志的人员，特别是主笔在搜集资料过程中，在时空范围方面要把握好资料的区域性、时限性、广泛性。当然，对越界的资料一律
不予搜集。
第二、搜集资料的原则
（一）坚持实事求是的原则
搜集资料必须真实、客观地抄录或摘录有用的资料，做到一就是一，二就是二，真实存史，不能有半点虚假和“艺术加工”。在当今伪史、假象泛滥成灾的情况下，我们绝不能随波逐流，要做老实人，办老实事。在已经出版发行的一些志书中，资料失实的情况时有所见。原因很多，有的原始材料有错，未加核实；有的口述资料记忆有误，缺乏考证；有的校对不严，出现差错；还有的编写人员对资料添枝加叶，进行艺术虚构等等，这些对编修志书来说都是不允许的。同时，要清醒地认识到，第二轮修志的一个重要特点完全是当代人修当代志，几乎是自己修自己的志，记载自己身边曾经发生或正在发生并直接参与的现实状况，这就难以摆脱自身利害的牵扯，要真正做到秉笔直书，真实、准确、客观、公正的记述，比第一轮修志要难得多。另外，我们大家正处于深化改革的过程中，各项事业都处在不断发展变化的过程中，对尚未定型的事件很难看清它的本质和影响，一时也难以得出正确的结论。因此，志书资料的搜集选择及准确表达，把握起来也有相当的难度。按常理，现实生活只有经过一段时间的沉淀，才能认识得比较清楚、比较准确、比较符合客观实际。面对现实，我们修志人员一定要以辩证唯物主义和历史唯物主义的立场、观点和方法，指导搜集、整理、考证、鉴别资料工作，从客观实际出发，实事求是地搜集选择反映事物本质、全貌、变化规律的资料，确保入志资料翔实、存真，经得起检验。
（二）坚持广征博采，有闻必录，巨细皆收的原则
为了使编纂的志书在内容上做到“横不缺项”，“纵不断线”，资料搜集的第二个原则是广征博采、有闻必录、巨细皆收。这是古今方志界的共识。清乾隆年间方志学家章学诚认为：一方之文献，若不及时搜罗，资料的利用将捉襟见肘，而未能及时搜集的资料将被淹没而不再为人所知。民国行政院参事吴宗慈在他的《修志丛论》一书中提出“有闻必录，有录必详”。
实践经验告诉我们，在广征博采方面要注意突出把握四个字：
1、广。搜集资料面要广，搜集资料的渠道要广。具体到一项事业，既有宏观方面的资料，又有微观方面的典型资料；既有事物本身发生、发展、变化的资料，又有背景资料，参考资料等。
2、全。搜集资料门类要齐全。譬如续志篇目军事中，民兵的组织建设、政治教育、军事训练、主要活动。搜集资料时，就要把朝阳区从1996年至2010年历年的民兵整组、政治教育、军事训练、主要活动的资料，分门别类，搜集完备，不能有断线和缺项。
3、深。搜集资料要注意下苦功挖掘资料，深度挖掘有时会得到极其珍贵的资料。
4、多。搜集资料的量要多，宁多毋缺。形成志稿文字与资料文字之比，一般综合志书要在1∶15至1∶20，甚至更多。资料多是件好事，有利于相互间的佐证和核实，也有利于筛选和准确地使用。
前面讲的广征博采，并不是偏离篇目，漫无目的地去“广征”，而是要做到求多而不盲目，在篇目框架指导下，力争用较少的时间，在“广征”的基础上做到“精搜”。
（三）坚持为现实服务的原则
1996年至2010年，区情发生了很大改变，改革开放取得了有目共睹的新进展、新成果，各项事业取得了新发展，作为修志人员，我们要满怀热情地，下苦功夫搜集这些资料，浓墨重彩、实事求是地把它们搜存到区志（续志）中来，为促进朝阳区改革开放、经济和社会进一步发展服务。
搜集资料时，既要搜集反映事业发展中、改革开放中取得成绩和经验的资料，也要有反映失误和教训的资料，以借鉴历史，开拓未来。当代人修当代志，记述成绩、经验只要恰如其分不算难，而记述问题、教训往往不是一件容易做到的事，可这恰恰是修志人员应该具备的对历史负责、对人民负责的一种使命感和责任感，希望大家不辱使命，努力做好这项艰巨的工作。
三、志书资料的种类和来源
总的讲，地方志资料主要包括文字资料、口述资料、实物资料3种。下面分别讲讲他们的来源：
（一）文字资料，俗称“死资料”，主要来源于文书档案资料、图书资料、报刊资料。文字资料因其数量大、内容丰富而成为编修地方志的重要资料或基础资料。按种类划分文字资料主要包括5种：档案资料、资料性图书、报刊杂志、私人著述、统计资料。
1、档案资料。档案是社会成员（组织与个人）在其社会活动中直接形成的并具有保存价值的原始记录，是历史的真凭实据，具有法律效用，起着凭证作用。这是编修志书最重要、最常用的资料。历代史官修志编史主要是靠档案资料。编纂第一轮崇文区志的实践
证明，档案资料有较高的真实性、可靠性，是文字资料中最具权威性的资料。因此，在二轮修志中我们必须紧紧依靠各级档案部门，广泛搜集大量有价值的档案资料，以提高志书质量。
2、资料性图书。对编纂区志来说，所有与朝阳区有关的且具备史料价值的书，都有参考价值，特别是资料性图书，其中包含大量第一手资料，在我们身边与续志关系极为密切的就有《北京市朝阳区志》、《朝阳年鉴》及一批朝阳地情丛书，还有《北京年鉴》等。另外还包括资料性工具书，如名人辞典、地名辞典等。
3、报刊杂志。在断限范围内各报刊上的有关报道文章中可以找到历史活动的真实记录，尽管新闻报导的体裁与志书不同，但它是基于真实事件基础上的记述，在时间、地点、人名、事实等方面较为准确，参考作用很大。有的报道、文章虽不能直接提供资料，但可为资料的搜集提供重要线索，这种作用也不可忽视。区里办的《朝阳报》，内容丰富，希望大家能充分加以利用。
4、私人著述。包括名人笔记、回忆录、传记等等，都详细记录了当事人的社会活动轨迹，可信度较高，是修志资料的重要来源之一，与口述资料有同等价值。
网络资料也有一定参考和佐证价值。
5、统计资料。社会各行各业的统计资料，能准确直观地反映事物的规律和面貌，可以有效补充文字资料的内容。特别是官方统计部门公布的统计资料，更具权威性，要充分利用。
此外，《政务信息》也是志书资料的主要来源之一，具有宏观性、真实性和权威性，这“三性”正符合志书资料的要求。
（二）口述资料。通常称“活资料”，是指存在于人们口头上的资料，能为一些湮灭的史实提供重要线索，比如各种回忆记录、调查采访记录等。口述资料的权威性虽比档案资料逊色，但也是修志过程中不可或缺的重要资料来源之一。搜集口述资料主要来源是当事人的回忆，有些事件发生年代并不久远，而其发生、经过、具体时间等细节却不见记载，或记述不清，在当事人或知情人仍然健在的情况下，他们的回忆往往有助于廓清史实。在第一轮修志中，全区各行各业修志人员都分别从离退休老干部、老教师、老工人、老领导、老党员……那里，采访搜集了很多口述资料，他们是历史的见证者，提供的是第一手资料，在佐证、鉴别、丰富志书资料方面起到了重要作用。如便宜坊烤鸭集团有限公司的修志人员在首轮修志中不畏艰辛，不怕疲劳，甘于吃苦，先后到本市9个区、3个县调查采访原公司干部职工295人共661人次，还采访了原主管财务工作的副区长，通过广泛深入的调查采访，搜集了大量口述资料，有效弥补和充实了档案资料缺失的内容，并佐证、鉴别了一些很重要的文字资料。但必须强调的是，志书中采用口述资料要慎重，这是由于当事人或知情人的回忆本身存在客观和主观因素，因此，做好这一类资料的考证、核实、鉴别工作十分必要。
搜集口述资料的形式，可以进行单独采访（要录音），也可以召开座谈会，集体回忆某个问题或某个事件，视实际情况和需要而定。
（三）实物资料。是指各类凭证。如票据、文物、多媒体等资料。其中凭证、票据、文物等实物资料在志书中都以照片的形式反映。而对实地、实物的考察、测绘、照相、录像所取得的实物资料，
能形象生动、真实全面地反映事件和事物的面貌、本质和特征。如遗址、遗迹，奖状、奖杯、奖章以及反映人物活动和实物的照片等等。都是取得志书资料的重要来源。
总之，资料来源很多，只有广征博采，兼收并蓄，尽可能搜集各类有关资料，才能为编纂一部高质量的志书打好基础。
四、搜集资料工作的步骤和方法
（一）搜集资料的步骤
第一步，搜集资料前，要明确分工，任务分配到人，责任到人，实行“采编合一”，搜集资料人也是编写资料长编、撰写初稿人。实践证明，“采编合一”有利于提高志书质量，加快修志进度。但分工不分家。
第二步，在搜集资料工作进行之前，主笔要按照全区续志篇目中与本单位、本部门承编的有关编章的篇目安排拟订一个搜集资料的提纲。有了篇目为什么还要有提纲呢？因为篇目只有编、章、节，编下所设的章能不能概括某项事业的全貌，章下所设的若干节是否妥帖，特别是节下设几个目，目下要不要再分子目，区里的篇目框架里都没有回答，也不可能回答这些问题，需要修志单位领导小组和主笔根据实际情况认真思考定夺。所以，篇目是一个不够具体、但又起着导向作用的框架，而搜集资料提纲要比篇目详细、具体得多。有了这个提纲，就能加强搜集资料工作的计划性，做到有的放矢，不易产生大的方面的资料遗漏。如区志续志篇目民族宗教中，其中宗教组织，搜集资料的提纲怎么具体化？原则是从1996年～2010年，全区有多少个宗教组织，就要按节下设目的要求，按一目、
二目……的顺序列出。据掌握的资料，这一期间区里有伊斯兰教、天主教、还有基督教，提纲即可明确列出：一目伊斯兰教，二目天主教，三目基督教……，按照细化了的提纲去搜集资料，就能收到有条不紊、事半功倍的效果。
第三步，开始搜集资料。建议大家先从本单位、本部门存放的档案着手。如能把本单位办公室及各科室的档案一一过目，摸清家底，把该摘抄的档案资料都进行摘抄，那么修志所需的相当比例的资料就可以到手。然后根据需要再到区或市档案馆、图书馆搜集、摘抄档案（或图书）资料和图像资料。这样开步，步子较为稳当，不易走弯路。从本单位、本部门搜集的基本资料十分重要，它是构成志书资料的基础内容。本单位、本部门的档案一般包括历年的工作总结、简报（或信息）、调查报告、年鉴资料、媒体报道（照片、音像资料）等等，他们都是搜集资料的主要对象。
下面我讲讲区地方志办公室统一印制的资料卡片在搜集资料时怎么使用。为把摘录资料卡片的工作做细、做扎实，具体要求是：
1、档案资料到手以后，先看一遍，做到摘抄时心中有数，取舍适当。
2、从档案中摘录原文要加引号。并要做到“四边”：一边查资料，一边填写资料卡片，一边核对摘抄的资料是否有差错（及时纠错、补漏），一边按搜集资料提纲对卡片进行分类。
3、填写资料卡片一定要做到一事一卡或一事多卡，不能把两个及两个以上的事情抄在一张卡片上，便于对资料卡片进行分类、整理和使用。一事的“事”是指比较简单的事，不能太大。比如一年
一度安排的民兵军事训练，资料卡片上只要把上级有关要求、X年X月X日（或至X日）全区组织民兵训练的科目、地点、参加人数、特点等有关资料摘抄完整，就是一张符合要求的、有使用价值的资料卡片。为了分类准确，摘抄还可根据资料本身反映的事情，加注小标题，标明这份资料属于哪一类问题，分类时一目了然。
4、摘抄资料要忠于原文，不任意增删原文的文字，保持资料“原汁原味”。但是，摘抄资料不摘抄文中的空话、套话、过头话以及解释性、评论性的话，对于这些语言可用删节号空过去。要摘抄有用的实质性资料，戏称“干货”。对原文中的一些打算、设想、计划、措施等准备做但还未发生的事，也一律不予摘抄。
5、搜集资料时要摘抄清楚事情的基本要素。事情发生的时间、地点、人物、经过、原因、结果等。不可断章取义，更不应把资料的残缺不全视为“精炼”。资料是志书的生命，时间是资料的灵魂，事件、人物、经过则是资料的血肉，一份完整的、有使用价值的资料，必须具备以上六要素。特别是时间，一张资料卡片，不管它反映的事情有多么重要，如果没有时间，就没有使用价值。修志人员在首轮修志摘录资料时，牢牢掌握“三宁”、“三勿”的原则，即宁多勿少，宁详勿略，宁失之于繁，勿失之于简，以追求资料的完整性和使用价值。这些经验值得借鉴。
6、要重点搜集摘抄有地方特色和行业特色的资料，特别是人无我有、人有我优（或特）的资料，要详细摘录，多多益善。汇集特色鲜明的资料，才能避免“千志一面”，达到朝阳区志姓“朝”的要求。
7、摘抄资料卡片，可以打印，如用笔抄写一律使用存档规定的钢笔或碳素笔，不用铅笔，以便长期保存。
8、保管好资料卡片。辛辛苦苦搜集到的资料，千万不能丢失，要有专人分门别类加以整理，并精心保管。
填写资料卡片归结起来，要做到“五要”、“四不”、“三注意”。“五要”：取舍要合理，意思要完整，抄写要标准，字迹要清楚，要用钢笔填写；“四不”：不改变原文，不涂改，不漏抄，不滥用简化字；“三注意”：注意断节摘抄用省略号，注意不把一个完整的记述摘抄得支离破碎，注意摘抄后校对原文。
以上是文字资料搜集和摘抄卡片的步骤和要求。同样，口述资料采集到手后，也要制作资料卡片。实物资料也要登记入卡。
为了把工作做实，区志编辑部要在适当时候对各单位制作的资料卡片进行检查验收，把住制作资料卡片的质量关，为下一步工作打下扎实的基础。
（二）搜集资料的方法
在搜集资料工作中，为了省时、省力，提高效率，少走弯路，可按“五步法”进行，即五先五后：先内后外，先近后远，先易后难，先活后死，先全面后重点。“先内后外”前面讲了，先搜集本单位、本部门的档案资料及其它资料，有必要时，再查区档案馆、图书馆的资料，进而查市档案馆等单位保存的档案资料。“先近后远”是指时间近的、地点近的资料先搜集，远近有序，易见成效。相反，舍近求远，就会耗时费力，甚至劳而无功。“先易后难”易见成效，也符合事物发展规律。“先活后死”，就是对活资料要先抢着搜集，
因有种种不可预测的因素，不抢而一旦失去，可能成为不可弥补的遗憾。“先全面后重点”，主要指处理好点与面的关系，既使资料的搜集由点到面，又不因某些难点牵扯全局的进程。先全面铺开，再集中力量去攻难点，可使搜集资料总的进度不受影响。当然，这“五先五后”不是框框，也不要机械地理解。从修志的实践看，讲究先后步骤，可以使搜集资料工作有序开展，省时省力，提高效率。
（三）搜集资料工作中要特别注意的几个问题
1、既要搜集微观资料，更要搜集宏观资料，避免入志资料出现“只见树木，不见森林”及以偏概全的现象。反映事物或事业概貌的全局性资料要作重点搜集，从全区来说，反映以经济建设为中心的物质文明建设的宏观资料必不可少，有关部门要重点搜集提供。如1996年至2010年朝阳区历年国民经济计划主要指标的完成情况，“十五”计划、“十一五”计划各项主要指标的完成情况，包括区域生产总值（GDP）完成情况、第三产业在经济发展中的比重、全社会消费品零售总额完成的情况、财政收入支出情况等，这些反映区域经济运行质量和综合经济实力的指标，都属于宏观资料，搜集后通过综合、分析、对照、比较等方法可以挖掘其中蕴含的丰富信息。再如全区深化改革、扩大开放已经实现的重大举措、取得的成效等也属于宏观方面的资料，要重点搜集。当然，根据朝阳区的区域定位，政治文明、精神文明建设方面的宏观资料也要充分搜集。
各行各业也同样要有反映概貌的全局性资料。要把你这个部门或这个行业的发展状况，放在全市18个区县，至少是8个城区中作比较，看我们处在什么水平和位臵，有什么特色、经验或问题、教
训，搜集有根有据的资料加以表述，这样的资料才能全方位反映朝阳面貌，突出朝阳特色。既见树木，又见森林。
2、既要见物，又要见人。通过搜集事业或事物发生、发展、变化的资料，要把“人的因素”这一推动事物发展最本质的因素充分地反映出来。因为事情是人做的，历史是人民群众创造的。我们要对在事业发展中人的活动，特别是对推动事业发展做出突出贡献的英模、先进人物的活动和事迹的有关资料要做重点搜集，详细摘记。志书中保存各行各业、各具特色的以事系人的生动史料，不仅能起到激励后人的教化作用，还能增强可读性。
3、不打无准备之仗。个别采访或召开专题座谈会搜集口述资料，事先要有准备。个别采访要明确目的，列出详细的采访提纲。召开专题座谈会要确定中心内容，避免偏离中心漫无边际的闲扯。有准备，事半功倍，反之，事倍功半。
4、在资料位移过程中要严防失真。在搜集摘抄资料过程中，类似数据、人名、地名等内容一不小心就会出错，如原始资料上工业总产值为XXX万元，摘抄人把“万”字丢了，成了XXX元。某领导人名字是XX端，把他写成XX瑞了，人名改了，这些在志书中就是“硬伤”，是不允许出现的。近期出版的一本列为“新世纪高等学校教材”的教育史专著里，竟然连《三字经》都引用错了。为把我们编纂的志书的差错减少到最低限度，请大家在资料传递过程中，加强责任心，认真核实、校对，切实做到资料每位移一次，就核实、校对一次，从源头上把住质量关，确保资料真实无误。
5、大事记条目、图片资料与文字资料等同步搜集，以提高效率，
节省时间。对提供大事记条目的要求是：大事要事必记，小事锁事不取；一事一条，按事件发生的绝对时间，逐年、逐月、逐日记载；基本要素齐全，时间、地点、事件、人物、原因、结果等摘要记载，言简意赅；准确无误，事件准确，时间准确。
（四）检验搜集资料工作的标准
1、该查的资料尽可能查阅了，该抄录的档案等资料尽可能抄录了，该搜集的口述资料，对亲知、亲闻、亲历的采访对象尽可能访问了，该实地勘查的地方尽可能勘查了。
2、到手的资料必须达到八有：既有本部门的资料，又有部门外、行业内的资料；既有点和线的微观资料，又有面的宏观资料；既有一般性的表层资料，又有体现规律性的深层资料；既有齐全的各门类的资料，又有各具特色的资料。
3、所有的资料都经过鉴别、考证，已经准确无误。
总之，所占有的资料达到全面、翔实、系统、准确，搜集资料工作就基本符合标准了。
五、志书资料的鉴别和核实
为了保证志书中资料的准确，做到入志的资料不假、不伪、不偏、不漏，我们搜集到的大量文字资料、口述资料、实物资料，不是马上可以用来编写志稿的，必须经过鉴别和核实。鉴别资料是搜集资料的人员对原始资料的来源、内容、稿本作多方比较，按常理进行分析，把无效资料挡在志书门外，减少后续工作难度的一项重要工作。这是保证志书真实可信的有效措施。郭沫若所著《十批判书》之《古代研究的自我批判》中指出：“无论做任何研究工作，材
料的鉴别是必要的基础阶段。材料不够，固然大成问题；而材料缺乏，顶多得不出结论而已，而材料不正确，便会得出错误的结论。这样的结论比没有更要有害。”
产生资料与实际情况有出入的原因相当复杂。有的是指导思想失误而造成史料不真实，如2003年“非典”疫情瞒报；上市公司某企业财务虚盈实亏的问题被公开曝光，涉及金额若干亿元。统计工作中的虚报也时有所闻，有的是工作粗枝大叶造成的资料失真，如摘抄资料与原件不符，是校对工作不细，放过了差错。也有的是统计方法不一，口径不一，计量单位不一，造成多种矛盾的史料并用，互相“打架”。
究竟如何鉴别、核实资料？根据第一轮修志的实践，还是有规律可循的，一般可遵循以下原则：
（一）对于同一事项的资料，可能来源于档案、书刊、口述，产生矛盾时，一般以档案资料为准，因档案是事物的原始记录，有较高的可靠性和权威性。
（二）对于同一事项的资料，内部资料与对外宣传资料有矛盾时，一般以内部资料为准。
（三）对于同一事项，记述时间近的资料与记述时间远的资料有矛盾时，一般以时间近的为准。
（四）同是口述资料，亲身经历者口述的资料与参与者、旁知者口述的资料有矛盾时，以亲身经历者口述的资料为准。
（五）实物资料与文字记载资料有矛盾时，以实物资料为准。
（六）本单位统计的数据与统计部门公布的数据有矛盾时，一
般以统计部门公布的数据为准。
（七）正式出版物，一般以原版或校勘本为准，修订本、汇编本作参考。
以上是指一般情况下可采用的一般原则，不能机械地搬用，要注意问题的复杂性，坚持实事求是的态度，无论采用哪一种方法，对一些暂时无法印证的问题宁肯存疑，也不要主观臆断，可留待以后查证。总之，特殊情况要具体问题具体分析，慎下结论。
鉴别、核实资料还有常用的四种基本方法：
1、书证。把有关同一问题的不同记载进行比较对照，以文献证文献，用甲书上的资料辩证乙书上的资料，求得准确或接近准确的结论或意见。
2、物证。以实物资料来订正文献资料或口述资料，这种订正往往比较可靠。
3、人证。以口述资料来印证、纠正文献资料。这种方法要慎重使用，不要轻率地用活资料否定死资料，因为人的记忆存在偏差和主观性。
4、理证。在缺乏佐证的情况下，以个人的学识和逻辑方法辨别资料的真伪。
在实际鉴别、核实一桩史实时，往往需要综合采用以上方法。 下面分别讲一讲档案资料、报刊资料、口述资料和图像、照片资料、数据资料的鉴别和核实：
（一）档案资料的鉴别和核实
档案资料具有原始性的特点，是第一手资料，价值较高，比较
可靠，但并不能据此认为记载与历史真实情况完全一致，因为档案资料是在一定历史条件下历史活动记录而形成的，不可避免地要受社会环境制约和历史条件局限，象前面已经讲的“大跃进”时刮浮夸风所做的不切实际的虚假记录，在崇文区也曾发生。首轮编修崇文区志“综合经济管理编”第一章“计划”中有这样一段记述：…在“大跃进”中，由于片面追求高指标，完成的工业产值有重复计算等不实之处，经核实，仅1959年区属工业应核减产值3625.8万元，占全年实际完成4.19亿元的8.66％。这就是我们编修人员对原始档案资料进行核实后，作出的记述。另外，由于档案记录者的失误也会造成数量不等的差错。因此，在鉴别时应注意查考：档案本身真实性如何？成文的时间和背景？通过多方面来鉴别档案内容是否真实可靠。一般来说，凡档案中不合时宜的提法要注意删节；凡已经无效的或未经正式外发的文书档案不足为据；凡有“水份”的不实资料，要把水份挤去；凡存有疑惑的资料，要寻找其他有关文字资料或寻访当事人、知情人加以核实。总之，档案既是比较可信的，同时又是需要考证核实的，不能随便照搬入志。
（二）报刊资料的鉴别和核实
报刊资料与事情发生的时间相距很近，一般也比较可信。但是，由于报刊资料成文迅速及时，来不及仔细核对，就难免经常出现一些差错，有时甚至会出现有意识的差错。对此，必须注意各报刊间资料的对比、印证，从而判断它的报道哪些地方夸张了，哪些回避了，心中有底了，就能剔除其中失实的部分。同时要注意写作和发表的时间，还要注意报刊的政治倾向等。
（三）口述资料的鉴别和核实
口述资料来自个人口述。有口述者亲身经历的回忆资料，也有不是口述者亲身经历或亲眼目睹所得，是口头相传而来。这些留存在人们头脑中的回忆资料，由于岁月的流逝，记忆会渐渐淡薄，因此，难免会有出入，甚至差错，尤其需要鉴别。鉴别这类材料，第一，可以让知情人进行互证。第二，同文字记载进行印证。第三，召开专题座谈讨论会，共同回忆、考证。第四，在条件允许的情况下进行考察验证。
（四）图像、照片资料的鉴别和核实
图像、照片资料属实物资料的一种。它们形象逼真地反映了历史事件的情景，在志书中占有特殊地位。志书前面的图照是全志的窗口和眼睛。在鉴别这类资料中，必须弄清来龙去脉，不能“张冠李戴”，闹出笑话，损害志书的真实性。要图文并茂，而不能图文矛盾，说明文字一定要和图像、照片内容一致。同时要特别注意的是目前高科技手段对图片制作几乎可以达到以假乱真、真假难辨的地步，搜集、鉴别时要弄清资料来源。
（五）数据资料的鉴别和核实
数据资料中常见的问题：1、资料本身有误；2、工作疏忽造成资料不准；3、考虑“保密”不敢采用必要的数据。核实数据的方法：
1、对比审核，纵向和横向对比；2、技术审核，运用统计、计算等技术手段对数据的关系进行审核；3、保密审核，严格按《保密规定》要求处理，避免失密泄密；4、逻辑审核，通过数据间的逻辑关系进行分析、比较、推理、判断。
（六）资料鉴别和核实结果
资料经过鉴别和核实后大致有四种情况：全真、全伪、真中有伪、伪中有真。这就需要修志人员在“严”字上下功夫，做好去伪存真，去芜存菁的工作。
六、怎样编写资料长编
志书的资料搜集起来后，要先编写长编，后写初稿。这是由资料长编的重要性和作用决定的。编写资料长编的好处很多，突出的有三点：第一点，因资料长编是按篇目进行汇集，所以汇集中对资料的缺漏能一目了然，是对采集到的资料的一次大检查，有利于查漏补缺。第二点，编写资料长编有利于保存资料。志稿篇幅有限，而长编不受限制。若单独复印成册，其资料价值将超过志书。第三，编了长编，有利于后继参加修志的人员迅速熟悉材料，进入角色，也利于请人帮助修改核实志稿。首轮修志中，部分单位不编长编直接纂写初稿，给修改核实工作造成许多困难。
（一）什么是资料长编？资料长编是资料搜集基本齐全后，把分散的、原始的一条条资料按照志书篇目的某一主题（专题）集中，并经过筛选后，系统排列形成的新的“资料汇集”。它是由原始资料向志书过渡的中间环节，是“中间产品”，也是志书编纂中形成的重要工作成果。特点是：
1、资料长编本身仍然是资料，保持有资料的自然形态，即原始性；但又不完全是原始资料，是系统化了的资料，原始资料纯粹是天然摘录来的资料，尚未达到系统化。
2、资料长编是按志书的篇目结构，以条目的形式，按时序对
资料进行系统排列。
3、资料长编中选取的资料，更加注重于事实本身，相对于原始资料，水份要少。
4、资料长编中的资料可以有考证意见，也可以真伪并存，以便进一步考证和存史。
5、资料长编一般以章、节、目的编写形式出现，而原始资料是以资料卡片的形式出现。而且资料长编篇幅一般不作限制，以便尽量多地把资料保存下来。
由此看出资料长编中的资料比搜集到的原始资料系统化了，同时也提高了资料的可靠性、科学性。
（二）怎样编写资料长编？编写资料长编应具备两个主要的前提条件，一志书资料已经搜集得基本齐全；二篇目基本确定。如果资料还不齐全就急于编写资料长编，那是“欲速则不达”。当然，编写资料长编可以按章、节分先后整理，齐全一章，整理一章，成熟一节、整理一节。如果篇目尚不成熟，也不要急着编写资料长编，避免长编随篇目发生大的变化，再去调整，费时费力。
编写资料长编体裁基本有两大类，一类是编年排比体，另一类是分类编辑体。区地方志中大事记的资料长编就采用编年排比体编写，各专业志的资料长编采用分类编辑体来编写。
资料长编的编写分三步进行：
第一步，认真阅读和熟悉已经搜集到的所有资料
搜集资料时间较长，对有些资料不易记清楚，主笔要认真阅读全部资料，熟悉资料，及时检验资料，作出正确的判断和科学的分
类整理，提高自身对资料的驾驭能力，并进一步促进资料搜集工作。
第二步，融汇贯通和消化资料
资料越丰富，可能资料之间的出入越多，这就要我们进行一番“去粗取精，去伪存真、由此及彼、由表及里”的加工，否则，写入志书就可能出偏差。因此，阅读资料后，还要进行综合思考，才能从一大堆散在的资料中理出头绪来，同时也有利于完善篇目框架。经过这一步，对一些有出入的资料就可以加“注”或加“评”，在长编中指出某些资料的问题所在。
第三步，组织资料，进行编写
所谓编写，就是把经过筛选的资料按已设计好的资料搜集提纲进行科学分类编排。先把资料按篇目结构分成若干个目，并拟出小标题，每个小标题下面按事情发生的绝对时间先后排列若干条资料（横分门类后，为纵写史实作准备），每条资料先写出处，如资料卡片归类X X X X编第二章第一节第一目，后摘原文。遇有编者认为有出入的某一条资料，应在该条资料末尾括号内加上编者的鉴别、考证文字，并可署名“编志者考证”，“编志者按”或“编志者注”等。由于长编资料分层次有序排列，从而为下一步撰写初稿打下了很好的基础。这种方法条理清楚，简便易行，能保持原始资料的面貌，存史价值高，被修志工作者较为普遍地采用。首届修志对资料长编的编写工作总结出“六可两不可”的经验，我们在编写时可以借鉴。“六可”是：一可加标题，大标题之下可加小标题，小标题之下可分层次；二可分割，一条资料可拆成两条或者更多的资料条目；三可删节，整理资料长编有时不必全文照录资料卡片上的内容，可
删节不属于这个专题的内容；四可串连，同一专题的几条资料可以串连在一起，并分别注明各自的出处；五可重复，同一条资料，可以重复排比在几个不同问题之中，这在资料长编中是允许的，但在志稿中应尽量避免；六可注释和考证，采用“括注”或“条末按”等形式，阐明编者对资料的见解。“两不可”是：一不可对原始资料任意地增加一字、减少一字或改动一字，保持“原汁原味”。二不可把编者的注释与原始资料相混杂，弄得真假难辨。
（三）编写资料长编应注意的问题：
1、资料选择宜专、宜实，紧扣主题，言必及事，忌用空话、套话，与主题无关的话。但入志资料选用的过程是资料由粗到精的质的变化过程，绝不是资料被大量剔除的过程。
2、注意资料要素齐全，力求交代清楚事情的前因后果，时间、地点、人物（姓名、职务、职称）等，不能有头无尾，或有尾无头，影响资料的利用。称谓省略或有明显的错漏，编者要根据考证核实的结果加必要的说明。
3、资料长编中，要确保资料的合理安排，既要有入志的“主体资料，即反映志书主题的典型资料和宏观资料”，也要有背景资料、参考资料和佐证资料等“非主体资料”。
4、保留资料长编编写人和校对人的姓名、单位便于查考。 资料长编写成后，区志编辑部要在适当时候组织验收。验收合格后，方可进入纂写志稿阶段。
以上是今天讲课的全部内容，概括起来是三句话：
第一句话：搜集志书资料的过程是解决资料“从无到有”的过
程。
第二句话：鉴别、选用资料的过程，是解决资料“从粗到精”的过程。
第三句话：整理资料、编写资料长编的过程，是解决资料“从乱到治”的过程，也是为下一步撰写初稿做准备，打基础的过程。各个大阶段的主攻方向和目标明确了，志书的资料工作就要马上行动了。
今天讲的内容多，涉及面广，有些地方很可能表达得不清楚，或者不恰当，请大家提出来一起探讨。在具体操作中如有不明白的地方，也请及时提出，共同想办法解决。
20010年11月26日