一、命令（令）
1．发布令
【例文】
中华人民共和国主席令
（第十八号）
《全国人民代表大会常务委员会关于外商投资企业和外国企业适用增值税、消费税、营业税等税收暂行条例的决定》已由中华人民共和国第八界全国人民代表大会常务委员会第五次会议于1993年12月29日通过，现予公布，自公布之日起施行。
中华人民共和国主席xx
一九九三年十二月二十九日
【分析】发布令的正文结构最为简洁——依据要素一般表现为“会议通过”一类“发布依据”（有时可某某略），主旨要素则往往某某略“发布目的”，用“现予公布”一类语句直抒“发布意图”，分旨要素只点明具体实施时间（有时也可承前某某略）。整篇正文格式呈现为三要素俱全或有所某某略的“单枪匹马”式。
【标准格式】
□□□□□□令
（第□□号）
《□□□□□□》已经□□□□□□通过（依据），现予公布（主旨），自□□□□年□月□日起施行（分旨）。
□□□□□□（职务）□□□（签署）
□□□□年□月□日
发布令正文格式
2．嘉奖令
【标准格式】
□□□□□□关于□□□□□□的嘉奖令
（□□□□年□月□日）
最近，□□□□□□，……（事实依据）。
□□□□□□体现了□□□□□□，……（理论依据）
为了□□□□□□，……（目的主旨）；现决定□□□□□□，……（意图主旨）。
希望□□□□□□，……（分旨）。
嘉奖令正文格式
二、议案
【例文】
国务院关于提请审议邹家华等
三位同志职务任命的议案
国函[1991]16号
全国人民代表大会：
根据工作需要，提请任命邹家华、xx同志为国务院副总理，提请任命钱其琛同志为国务委员。
请审议决定。
国务院总理李鹏
一九九一年三月二十二日
【标准格式】
□□□□□□关于提请审议
□□□□□□的议案
□□人民代表大会（常务委员会）：
根据□□□□□□，……（理论依据）。为了□□□□□□，……（目的主旨）；拟□□□□□□，……，现提请审议（意图主旨）。
□□□□□□（职务）□□□（签署）
□□□□年□月□日
议案正文格式一
□□□□□□关于提请审议
□□□□□□的议案
□□人民代表大会（常务委员会）：
近年来，□□□□□□，……（事实依据）。
根据□□□□□□，……（理论依据）。
为□□□□□□，……（目的主旨）；拟□□□□□□，……（意图主旨），□□□□□□，……（分旨）。
现提请审议（结语兼意图主旨）。
□□□□□□（职务）□□□（签署）
□□□□年□月□日
议案正文格式二
□□□□□□关于提请审议
□□□□□□的议案
□□人民代表大会（常务委员会）：
近年来，□□□□□□，……（事实依据）。
根据□□□□□□，……（理论依据）。
为□□□□□□，……（目的主旨）；拟□□□□□□，……（意图主旨），□□□□□□，……（分旨）。
现提请审议（结语兼意图主旨）。
一、□□□□□□，……
二、……
三、……
……（分旨）
□□□□□□（职务）□□□（签署）
□□□□年□月□日
议案正文格式三
三、决定
【写作的标准格式】
□□□□□□关于□□□□□□的决定
（□□□□年□□月□□日）
目前□□□□□□，……（事实依据），根据□□□□□□，……（理论依据）；为了□□□□□□，……（目的主旨）；现决定□□□□□□，……（意图主旨）。具体□□如下（过渡语）：
一、□□□□□□，……
二、……
……（分旨）
安排性决定正文格式
二、决策性决定
【例文】
全国人民代表大会常务委员会
关于教师节的决定
（一九八五年一月二十日第六届全国人民代表大会常务委员会第九次会议通过）
第六届全国人民代表大会常务委员会第九次会议同意国务院关于建立教师节的议案，决定九月十日为教师节。
【分析】决策性决定主要用于将对某个具体事项的决策公诸于众，因而属于告知性公文，一般无具体的使令性内容，因此，行文简洁，全文只需“有一说一、有二说二”，将必要的“决定依据”和“决定主旨”等要素说明即可。整篇正文格式主要表现为“单枪匹马”体式。
【标准格式】
□□□□□□关于□□□□□□的决定
（□□□□年□□月□□日）
根据□□□□□□，……（依据），现决定□□□□□□，……（主旨）。由□□□□□□，……（分旨）。
决策性决定正文格式
三、奖惩决定
【标准格式】
□□□□□□关于表彰（处分）
□□□□□□的决定
（□□□□年□□月□□日）
最近，□□□□□□，……（事实论据）。
□□□□□□，体现了□□□□□□，……（理论依据）。
为□□□□□□，……（目的主旨），决定□□□□□□，……（意图主旨）。
希望□□□□□□，……（分旨）。
奖惩决定正文格式
公告
国务院公告
国务院总理□□□于十二月二十日起访问非洲十国，在出访期间，总理职务由□□副总理代行。
中华人民共和国国务院
□□□□年十二月二十日
【例文】
□□□□□□公告
（第□□号）
目前，□□□□□□，……（事实依据）；根据□□□□□□，……（理论依据）；为了□□□□□□，……（目的主旨），现决定□□□□□□，……（意图主旨）。□□□□□□，……（分旨）。
现予公告（意图主旨兼结语）
□□□□年□□月□□日
公告正文格式
通告
【标准格式】
□□□□□□关于□□□□□□的通告
（□□□□年□□月□□日）
根据□□□□□□，……（依据），为了□□□□□□，……（目的主旨）；现决定□□□□□□，……（主旨），请□□□□□□，……（分旨）。
特此通告
通知
使令性通告正文格式
【例文】
“秘书工作”关于召开全某地人民调解工作会议的通知
各某地（某地）、区人民政府：
为了总结全某地人民调解工作的经验，部署今后的工作任务，表彰在政法工作第一道防线上做出突出贡献的先进集体和先进个人，推动全某地人民调解工作的开展，根据国务院《人民调解委员会组织条例》和辽宁某某第三次人民调解工作会议精神，某地政府决定召开全某地人民调解工作会议。现将有关事宜通知如下：
一、会议时间：12月6日上午9时，会期半天。
二、会议地点：
三、会议内容：表彰先进、总结工作、交流经验、部署今后的工作。
四、参加人员：各某地（某地）区主管某地（某地）长、区长一人，司法局长一人，基层科（股）长一人以及防止民间纠纷激化先进集体代表、先进调解委员会代表、先进调解人员代表各一人[请各某地（某地）、区政府负责通知所属各有关部门]。
五、其它事项：各单位接此通知后，请将参加会议人员的名单于12月23日前报会议筹备组。
联系人：陈某、马某
电话：
电传：
某某地人民政府办公厅
一九九四年十二月十五日
【分析】会议通知作为使用频繁的常用公文，正文内容与格式均比较固定，一般说，会议通知的正文可细分为“会议依据”，“会议目的”，“会议机关”，“会议名称”，“会议时间”，“会议地点”，“会议内容”，“会议日程”，“与会人员”，“与会要求”等十项内容。其中，“会议依据”属于依据要素；“会议目的”，“主会机关”，“会议名称”属于主旨要素；其他则属于分旨要素。内容简单的，“会议依据”，“会议目的”，“会议内容”，“会议日程”等项内容可以某某略，正文格式表现为“单枪匹马”体式；内容复杂的，上述分旨要素可分条列项，正文格式表现为“天鹅下蛋”体式。
【标准格式】
□□□□□□关于召开□□□□□□会议的通知
□□□□□□（主送机关）：
根据□□□□□□，……（依据），□□□□□□决定于□□□□年□□月□□日在□□□□召开□□□□□□会议（主旨），会议内容为□□□□□□，……。参加人员□□□□□□，……。要求□□□□□□，……（分旨）。
□□□□□□（署名）
□□□□年□□月□□日
会议通知正文格式
通报
【标准格式】
□□□□□□关于表彰（批评）
□□□□□□的通报
（□□□□年□□月□□日）
最近，□□□□□□，……（事实依据）。
□□□□□□，体现了□□□□□□，……（理论依据）。
为□□□□□□，……（目的主旨），决定□□□□□□，……（意图主旨）。
希望□□□□□□，……（分旨）。
奖惩通报正文格式
【标准格式】
□□□□□□关于□□□□□□的通报
□□□□□□（主送机关）：
目前，□□□□□□，……（事实依据）；根据□□□□□□，……（理论依据），为了□□□□□□，……（目的主旨），必须□□□□□□，……（意图主旨）。为此，特规定如下（过渡语）：
一、□□□□□□，……
二、……
三、……
……（分旨）
□□□□□□（署名）
□□□□年□□月□□日
情况报告正文格式
报告
一、工作报告
二、情况报告
【标准格式】
□□□□□□关于□□□□□□的报告
□□□□□□（主送机关）：
最近，□□□□□□，……（依据）为了□□□□□□，……（目的主旨），现提出□□如下（意图主旨兼过渡语）：
一、□□□□□□，……
二、……
三、……
……（分旨）
□□□□□□（署名）
□□□□年□□月□□日
以上为情况报告正文格式
以下为答复报告正文格式
【例文】
某某某某人民政府办公厅关于清理整顿统一着装工作情况的报告某政办函[1992]223号
图务院统一着装管理委员会：
根据你委着装办字[1992]5号文要求，现将我某某清理整顿统一着装工作情况报告如下：
1991年26日某某政府办公厅下发了《关于进一步清理整顿统一着装的通知》（某政办发[1991]55号），某某监察厅、财政厅、审计局根据通知组成了某某清理整顿统一着装办公室，开展了全某某性的清装工作。经过我某某各级监察、财政、审计部门的共同努力，1991年12月，整个清装工作基本结束。今年2月10日，某某财政厅根据国务院着装委《关于印发〈国务院统一着装管理委员会第一次全体会议纪要〉的通知》要求，以某财行字[1992]3号文上报了《关于清理整顿统一着装工作情况的报告》。某某监察厅也于3月25日向监察部报告了此项工作情况。国务院着装委[1992]国着装委字2号、3号文下发后，鉴于我某某前段清装工作与上述文件精神基本一致，某某财政厅、监察厅已分别写出了专题报告，所以未再报告工作情况。
关于养路费征收和路政管理人员的着装问题，因当时有关规定不够明确，故确定“暂缓清理”。今年8月接到国务院着装[1992]国着装字4号文后，我们立即着手进行调查研究，并部署开展了清理工作，目前正在进行中。待工作结束后，将专题上报清理情况。
特此报告
某某某某人民政府办公厅
一九九二年十二月二日
【标准格式】
□□□□□□关于□□□□□□的报告
□□□□□□（主送机关）：
根据□□□□□□，……（依据），现将□□□□报告如下（意图主旨兼过渡语转入下述分旨）：
最近，□□□□□□，…………（二级依据）为了□□□□□□，……，应当□□□□□□，……（二级主旨），具体□□如下（过渡语）：
一、□□□□□□，……
二、……
三、……
……（二级分旨）
□□□□□□（署名）
□□□□年□□月□□日
请示正文格式
【标准格式】
□□□□□□关于□□□□□□的请示
□□□□□□（主送机关）：
目前，□□□□□□，……（事实依据），根据□□□□□□，……（理论依据），为了□□□□□□，……（目的主旨），拟□□□□□□，……（意图主旨）。由□□□□□□，……（分旨）。
当否，请审批。（意图主旨兼结语句）
□□□□□□（署名）
□□□□年□□月□□日
请示正文格式二
□□□□□□关于□□□□□□的请示
□□□□□□（主送机关）：
目前，□□□□□□，……（事实依据）。
根据□□□□□□，……（理论依据）。
为了□□□□□□，……（目的主旨），拟□□□□□□，……（意图主旨），由□□□□□□，……（分旨）。
当否，请审批。（意图主旨兼结语句）
□□□□□□（署名）
□□□□年□□月□□日
批复
批准性批复正文格式一
【标准格式】
□□□□□□关于同意□□□□□□的批复
□□□□□□（主送机关）：
你□《关于□□□□□的请示》收悉。经研究（依据），同意□□□□□□（主旨）。
□□□□□□（署名）
□□□□年□□月□□日
商询函正文格式
【例文】
关于拟派某某同志赴香港培训的函
某某工委：
我部上海海运局海员医院，于一九八五年订购了一台美产高效液相色谱仪。现应卖方香港贝克曼仪器公司的邀请，拟派上海海员医院药剂师某某赴香港接受为期一周的培训。按订货合同规定，自广州至香港往返旅费及在港培训期间的交通、宿、膳费用，均由该公司提供。
妥否，请函示。
附贝克曼仪器公司邀请信、签报一份（复印件）
某某部
一九八六年五月五日
【分析】商询函是不相隶属机关之间相互商洽工作、询问问题或向有关主管部门请求的祈请性公文，因此，与请示文种类似，开头部分先步步深入祥细陈述“请示依据”，结尾处才和盘托出“请示主旨”。因为内容比较简单，正文格式一般表现为行文简洁的“单枪匹马”式。
【标准格式】
□□□□□□关于□□□□□□的函
□□□□□□（主送机关）：
目前，□□□□□□，……（事实依据），根据□□□□□□，……（理论依据），为了□□□□□□，……（目的主旨），拟□□□□□□，……（意图主旨）。由□□□□□□，……（分旨）。
当否，请函示。（意图主旨兼结语句）
□□□□□□（署名）
□□□□年□□月□□日
答复函正文格式
【标准格式】
□□□□□□关于□□□□□□的复函
□□□□□□（主送机关）：
你□《关于□□□□□□的□□》收悉。经研究（依据）现对□□□□□□问题答复如下：（主旨）
一、□□□□□□，……
二、……
三、……
……（分旨）
□□□□□□（署名）
□□□□年□□月□□日
会议纪要
会议纪要正文格式
【标准格式】
□□□□□□会议纪要
（□□□□年□□月□□日）
□□□□年□□月□□日，□□□□□□会议在□□□□□□召开。参加会议的有□□□□□□，……。□□□主持会议。会议讨论了□□□□□□问题（依据）。现纪要如下（主旨）：
一、会议指出□□□□□□，……
二、会议强调□□□□□□，……
三、……会议要求□□□□□□，……（分旨）。
会议纪要正文格式二
□□□□□□会议纪要
（□□□□年□□月□□日）
时间：□□□□年□□月□□日
地点：□□□□□□
主持人：□□□
出席者：□□□、□□□、□□□、□□□
列席者：□□□（依据）
会议讨论和决定了以下问题：（主旨）
一、□□□□□□，……
二、……
三、……
……（分旨）
意见正文格式
【标准格式】
□□□□□□关于□□□□□□的意见
（□□□□年□□月□□日）
目前，□□□□□□，……（事实依据）；根据□□□□□□，……（理论依据）；为了□□□□□□，……（目的主旨）；应当□□□□□□，……（意图主旨）。具体意见如下（过渡语）：
一、□□□□□□（小标题）
……
二、□□□□□□（小标题）
……
三、□□□□□□（小标题）
……
……（分旨）
公文的“信函式格式”
公文的“信函式格式”问题是近年来因为公文处理规范化而正式提出的一个新问题。xx年开始施行的《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《新办法》）为了杜绝责权不明的公文滥发，在第十五条规定：“政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。”“部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。”这里第一次提出“非正式行文”问题，同时提出了“函的形式”问题。
何谓“非正式行文”？xx年1月下发，与《新办法》配套的《国务院办公厅关于实施〈国家行政机关公文处理办法〉涉及的几个具体问题的处理意见》（以下简称《公文处理意见》）作了具体而详细的解释：“部门内设机构除办公厅（室）外，不得对外正式行文的含义是：部门内设机构不得向本部门机关以外的其他机关（包括本系统）制发政策性和规范性文件，不代替部门审批下达应当由部门审批下达的事项；与相关的其他机关进行工作联系确需行文时，只能以函的形式行文。”
那么，“函的形式”又是一个什么样的形式呢？《公文处理意见》的解释是：“‘函的形式’是指公文格式中区别于‘文件格式’的‘信函格式’”。从规定“部门内设机构除办公厅（室）外，不得对外正式行文”，到明确只能以“函的形式”行文，最终落实到了“信函格式”上。可见“非正式行文”在公文形式上的标志就是“信函格式”。
“信函格式”有何规范性要求呢？由中国标准研究中心和国务院办公厅秘书局共同起草，从xx年1月开始实施的国家标准《国家行政机关公文格式》（以下简称《公文格式》）作了简要说明。其重要附件《国家行政机关公文格式•条文释义》（以下简称《条文释义》）则作了进一步详细解释。
《条文释义》在“信函式格式”一节中提出了明确的规范要求：“发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm，推荐用小标宋体字，字号由发文机关酌定；发文机关全称下4mm处为一条武文线（上粗下细），距下页边20mm处为一条文武线（上细下粗），两条线长均为170mm。每行居中排28个字。首页不显示页码。发文机关名称及双线印红色。发文字号置于武文线下1行版心右边缘顶格标识。发文字号下空1行标识公文标题。如需标识秘密等级或紧急程度，可置于武文线下1行版心左边缘顶格标识。两线之间其他要素的标识方法从本标准相应要素说明。”
“信函式格式”之所以确定为上述规范，是因为在长期的公文运作实践中，各制发机关经常使用一种只标识发“文件”两字的变通的公文样式，用于处理日常事务的平行文或下行文，而且使用频率很高。《公文格式》从公文工作实际出发，同时又要使“信函式格式”的格式特征明显区别于“文件式格式”，所以设计了上述格式规范。
“信函式格”与“文件式格式”的显著区别有三点：
其一是将“文件式格式”上白边37mm缩小为30mm，7mm的差距使两者区别明显。
其二是发文机关标识由“文件式格式”的“发文机关全称（或规范化简称）+文件”改为只标识发文机关全称。
其三，设计了发文机关全称下4mm处的一条武文线和距下页边20mm处的一条文武线，此两线与发文机关标识均印成醒目的红色，突出了“信函式格式”与“文件式格式”的显著区别。
应该说，公文法规对“信函式格式”的要求是十分明确的，但对这一公文格式认识不足的人还是很多。据调查，主要有以下两种情况：
1、对“信函式格式”的规范要求存在错误认识
“函”是平行或不相隶属机关之间经常使用的文种。长期以来，基层单位之间商洽工作、询问和答复问题时，为方便起见，往往使用一种写法与书信大体相同的“便函”。久而久之，便形成一种错误认识，以为“信函格式”即是便函，没有什么规范要求。这种认识对公文的规范化、制度化极为不利。通过对《新办法》和《公文格式》的深入学习和领会，这种错误认识应该加以纠正。
2、对“信函式格式”的适应文种存在错误认识
“信函式格式”由于其名称中出现了“信函”一词，不少人就将这种格式与“函”这一公文文种混为一谈。关于“信函格式”，《公文处理意见》说得很清楚，即是指一种区别于‘文件格式’的公文格式，而不是指公文种类。虽然在公文实践中，“函”采用“信函格式”的情况较多，但绝不意味只有“函”才能使用这一公文格式。例如，“意见”在发至平行或不相隶属机关时，就可采用“信函格式”。也正因为此，《公文处理意见》才提出：“以‘函的形式’行文应注意选择使用与行文方向一致，与公文内容相符的文种。”
综上所述，“信函式格式”是公文办理中不可或缺的重要办文形式，事关公文处理的规范化、制度化、科学化，实在不容忽视。
总结写作应“魂系于文”
总结有三大特点：1、真实性；2、典型性；3、规律性，即理论性。思想性可以说是公文的精髓。精髓不存，公文无魂；精髓所在，片言万代。诸葛亮的《出师表》之所以千年不衰，最根本的是它深蕴了“鞠躬尽瘁”的伟大精神；魏征的《谏太宗十思疏》之所以代代相传，是在于他提出了“居安思危”、“戒奢以俭”、“载舟覆舟”的精辟思想；毛主席在解放战争时期写的《关于情况的通报》之所以载入史册，主要不只在于它通报了解放军在各个战场上的胜利战果，而是它通过阐述情况揭示了“政策和策略是党的生命”这样一个伟大的马克思主义真理。由此可见，思想性是公文的灵魂和血脉。没有思想性，公文就必然缺乏生命力。
所谓思想性，不是穿靴戴帽的一般道理，也不是照抄照转的官样文章，更不是人云亦云的空泛议论，而是经过深思熟虑，从事物的本身中开掘出的真知灼见，开掘出的客观事物的本质意义，开掘出的材料中所蕴含的力量。然而，从接触到的公文情况看，存在一个通病，多是就事论事，思想性比较贫乏，即或讲一点道理和思想，也是蜻蜓点水、浅尝辄止，甚至只谈工作，不谈思想；只有血肉，没有灵魂，使公文成为一具“僵尸“，失去了指导工作的价值。
怎样写才能写出思想性呢？总结实践经验，应抓住两个环节：
第一，善于抽象概括，就材想理。
公文的思想性不是从外部附加上去的，也不是撰写者头脑中固有的，而是深蕴在材料之中。因此，在占有材料之后，必须在抽象概括上下功夫，就材想理，就事论理。抽象概括得越深刻，公文的思想性就越会越强。有些同志可能读过毛主席在50年代为《中国农村的社会主义高潮》一书所写的按语，许多按语都有很强的思想性，使人受到深刻的教育和启迪。回过头来，你再结合读一下每一篇典型材料的原文，就会突出地感觉到，这些思想都是对原文的科学抽象，而且概括得那样贴切和精辟。例如，毛主席关于社会主义企业必须建立强有力的思想政治工作的著名论点：“政治工作是一切经济工作的生命线”，就是从山西某某解虞某地三娄合作社建立后，通过政治思想工作把自己巩固起来，之后由于放松了政治思想工作，几乎跨了台，只有在重新恢复政治思想工作之后才克服了危机，走上健康发展道路的几经反复的事实中概括出来的（见《严重的教训》一文的按语）。现在有些文秘人员在撰写公文时，对占有材料比较重视，但对抽象概括这道工序则下功夫不够，不肯用脑筋多想一想、深想一想，往往把公文写成材料堆积。1995年年底在某某地政府办公室看到一份给政府领导的《工作总结》。总的印象是材料比较丰富，也很实在，最大的问题是见物不见魂，没有指导工作的价值。为了说明问题，现摘录如下：
文件开头写道：“1994年我们紧紧围绕党委和政府的中心工作，强化政务，改进事务，兴办实体，全面完成年初确定的责任目标和领导交办的工作任务。”接着就从三个方面列了一份成绩清单：
在政务工作方面：①调查研究：全年共参与党和政府大型调查2次，起草各种文字材料115篇，约74万字；②公文制发和情况综合：共制发文件、电报、函和通知249件，完成急难新情况综合7次，编发《政府简报》20期，起草各类文字材料26篇；③政务信息：共编发《政府信息》62期，发电传信息17期；④文书工作：共收发、传阅各类文件15万份，整理装订文书档案142卷，接待查档调卷128人次，用印1.8万次，收发报刊、信件53万件……；⑤督办检查：共列督办项目139件，办结130件，办结率达到94%；⑥法制工作：按规定清理某地政府各部门制发的文件1.37万件，其中修改完善了8件，废止和自然失效1.3万件。
在事务工作方面：①财务管理：严格实行了经费包干办法，全年未发生违纪现象；②庭院建设：在大门两侧修建了70平方米的门某地房，庭院卫生绿化均保持某某级先进单位的荣誉称号；③生活服务：共采购蛋、鱼、菜、果等3.05万公斤，购进液化气600吨位，检验钢瓶3600个，车队实现了安全行车50万公里无事故；④房产开发和管理：完成开发面积17486平方米，创产值1100万元，实现利税130万元，分配住宅103套，完成水电气维修23项；⑤接待工作：宾馆共接待党和政府五大班子客人1.25万人次，普通旅客2.5万人次，某某以上大型会议6次，均做到了礼貌、热情、周到；⑥安全保卫：全年共组织大型安全检查4次，配合公安部门检查5次，使火险隐患整改率达到95%，保证了机关工作的正常运行。
在党的建设和政治工作方面也列举了一堆数字。诸如，全年共发展新党员6名，预备党员按期转正6名，组织入党积极分子考试2次，成绩均达到90分以上，收缴党费5652元，接转组织关系48人次……等等。整个工作成绩详详细细地写了三大方面，接着又写了约100字的工作差距，这就是总结的全部内容。
从摘录中大家可以看到，这哪是工作总结，而是一篇“流水帐”。什么是总结？总结是对过去工作的再认识。工作成绩是要写的，根据某种需要（如鼓舞士气）也可以写足、写够。但写成绩不是目的，目的是通过对前段或某项工作的全面回顾、分析研究，从中找出经验教训，并把它条理化、系统化，得出规律性的认识，用于指导下一阶段工作。所以，工作总结绝不是过去工作的简单重复，而是对实践的本质概括，是实际工作的“理性认识”，这种理性认识就是思想性。如果总结只停留在照相式低层次水平上，那就失去了总结的意义。
第二，善于挖掘事物的本质，画龙点睛。
公文的思想性与论文不同，它不能旁征博引地长篇大论，也不能别出心裁地标新立异，主要是挖掘事物的本质意义，运用论断式的语言把精粹的东西点出来。古人称为“点化”，意思是在文章的关键处点而化之，生发出一番新意或提炼出事物的精髓。而这种点化多属于精彩闪光的东西，就足以使全文生辉。如前面讲过的《谏太宗十思疏》，文章从喻入手，通过成败得失的比较推论，把问题的实质点化为四个字：“可畏惟人”，提出了争取人心的重要。然后围绕这一点睛之笔讲了争取人心的“十思”的具体内容，写得语重心长、真切深厚。所以唐太宗十分赞赏，亲写诏书嘉许魏征，并把它放置案头，以资警惕。又如《为徐敬业讨武檄》，这是骆宾王为徐敬业讨伐武则天、催促各地发兵而起草的一篇檄文。文章气势磅礴，语言豪壮，足以动军声、振士气，具有强烈的鼓动作用。但最精彩之笔，还是结尾表明唐室必胜、武后必败的充满必胜信心的两句话：“请看今日之城中，竟是谁家之天下”。这两句话至今仍在后人心目中闪闪发光。毛主席在1941年为延安《解放日报》写的社论，其题目就是用的“请看今日之城中，竟是谁家之天下”。
建国后，特别是党的十一届三中全会以来，党中央下发了一系列重要文件不乏点睛之笔。例如，1981年6月党中央六中全会通过的《关于建国以来党的的若干历史问题的决议》，对毛泽东思想作了全面分析，步步深入，层层升华，直至见其“活的灵魂”，精辟地概括为12个字：“实事求是，群众路线，独立自主”。1992年党的xx大报告对邓小平建设具有中国特色社会主义理论从九个方面进行剖析，层层剥笋，最后点出它的精髓和实质是八个字：“解放思想，实事求是”。1995年5月22日党中央和国务院下发的《关于加速科学技术进步的决定》，一开首就对科学技术的巨大作用居高临下地概括为三句话：“科学技术是第一生产力，是经济和社会发展的首要动力，是国家强盛的决定性因素”。一个“第一”，一个“首要”，一个“决定性”，把科学技术的本质意义说到家了。马克思主义哲学告诉我们，事物的本质隐藏在现象的背后，是看不见摸不着的，而且其精髓的东西又不是很多的，只能集中到一点，就像关公的大刀再重，刀刃也是薄薄的一线；张飞的蛇矛再长，矛锋也是尖尖的一点，所以，精髓的东西隐藏得就更深一些。因此，我们要认识事物的本质和精髓，必须在挖掘上狠下功夫。挖掘得越深，光点越亮，震动人心的力量就越强。有的同志撰写公文，不在挖掘上下功夫，总想在语言上打主意，企图用华丽的语藻去闪光。殊不知，语言是思想的外壳，思想浅薄，词藻华丽，势必成为“浮文”；反之，思想深邃，质朴的语言也会给人们的心灵打上深深的烙印。
【例文1】（请参考1998年xx同志在全国抗洪抢险表彰大会上的总结发言）
【例文2】
售后服务是企业的命根子
-------万宝技术服务中心1993年工作总结
1993年，万宝集团技术服务中心全体员工和分布在全国各地维修网点的员工一起，根据何总经理关于“售后服务是企业的命根子”的批示精神，坚持“拥有万宝电器，享受一流服务”的宗旨和“一切为了使用户满意”的标准，发扬“同心多奉献，合力创一流”的企业精神，大力开展优质服务活动，扎扎实实地做好各项工作，实现了1993年的总体目标。全年维修合格率达99.8%，比去年上升了30.3%；维修返修率0.2%，比去年下降30.13%；用户来信处理率100%，全年未出现重大的维修质量投诉，赢得了用户和社会各界的好评，促进了万宝系列产品的销售，促进了万宝售后服务工作向服务质量标准化、服务网络体系化、服务管理规范化、服务方式多样化、服务经营一体化的方向发展。1993年被评为全国优质服务企业。
回顾一年来，我们主要做了以下几项工作：
一、业务工作方面
1、开展网点建设，加强网点管理（略）
2、开展网点升级达标活动。（略）
3、合理调整网点布局，扩大维修服务的覆盖面。（略）
4、开展用户抽查，优化网点结构。（略）
二、调整售后服务策略，适应某地场和用户需要（略）
1、增加服务项目，扩展服务范围。（略）
2、转换服务形式，提高服务水平。（略）
3、开拓服务经营一体化道路，增强自身实力。（略）
三、提高员工素质，深化优质服务（略）
四、开展“万宝电器百日维修服务质量无投诉”活动（略）
1994年是万宝事业发展的关键一年，也是实现集团中期发展规划的决定性一年。我中心必须进一步贯彻落实何总关于“售后服务是企业的命根子”和汤总关于“服务先于销售”的指示精神，坚持“一切为了使用户满意”的最高标准，把售后服务工作作为首要任务，为维护万宝信誉做出更大贡献。
[评析]：
这是一篇企业售后服务的综合性总结。标题采用正副题式，正题揭示文章的中心内容，副题标示出单位、时间、事由和文种。正文由前言、主体、结尾三部分组成。前言部分概述了基本情况，交代了总结所涉及的时限、单位、背景、工作任务、完成情况，并引用数据，概述了成就，用语精练，字里行间洋溢着信心和决心，然后用“回顾”一句过渡转入主体部分。主体部分分四大项列举了一年来的主要工作，内容按逻辑顺序排列，围绕着“命根子”这个中心，充分证明了总结中所提出的各个观点。最后以展望作结，充满了信心，反映了企业的精神面貌。全文层次分明，观点与材料统一，是一篇值得借鉴的总结。