如何做好企业宣传与写好公文
第一部分 关于企业宣传
一、理论部分：解决五个“W”和一个“H”的问题
1、什么是企业宣传（WHAT）
企业宣传就是企业的宣传机构和宣传人员以教育引导、激励鼓舞、传承文化、树立形象、塑造品牌为目的，围绕企业生产经营和改革发展的重点、难点、热点，运用简报、报纸、刊物、广播、电视、网络等新闻宣传媒体，向员工、客户和社会进行的传达、传播、宣贯等活动。
2、为什么宣传（WHY）
企业宣传的功能：传承文化，活跃生活；
引导陶冶，凝聚人心；
沟通交流，统一思想；
社会公关，树立形象。
3、宣传什么（WHAT）
（1）优点。就是正面报道为主，突出成绩，突出先进。
（2）亮点。报道要有新闻价值，要有新鲜感，时代感。
（3）特点。就是要抓住自身特有的而别人没有的东西。
（4）重点。就是结合公司发展改革中的当前重点工作展开。
（5）热点。就是结合上下都比较关注的形势、事件、现象等入手。
（6）难点。结合公司发展中的关键瓶颈、重大课题入手。
4、向谁宣传（WHOM）
（1）员工。宣传企业文化以教育凝聚；宣传方针政策以明晰方向；宣传先进典型以激励鼓舞；宣传最新进展以引导调控。
（2）客户。强化品牌，加深印象，增进友谊，保持合作。
（3）社会。树立企业形象，扩大企业影响，赢得社会尊重。
5、谁来宣传（WHO）
一个企业，如果没有专门的宣传部门，那么办公室就理所应当的承担起宣传的职责。所以，要做好宣传工作，不理清办公室的职能，不从繁杂的办公室事务中解放出来，宣传只能是一句空话。对办公室人员总的要求是：
访问要上上下下、面面俱到；
整理要井井有条、环环相扣
说话要头头是道、娓娓动听；
写作要字字闪光、条条有理；
行动要扎扎实实、兢兢业业
6、怎么宣传（HOW）
（1）理顺职能。既有明确分工又相互协作，建立专兼职的通讯员队伍。摆正轻与重的关系，摆正缓与急的关系，摆正虚与实的关系，摆正粗与精的关系，摆正局部与全局的关系，摆正自我与团队的关系。
（2）角色定位。甘当配角意识，是企业的吹鼓手，呐喊者，是企业文化的传播者和宣贯者。就某些具体事件而言我们有自己的观点和包容性、宽容度。然而作为企业的舆论导向而言则应是旗帜鲜明的，
我们所发布的言论不是个人行为，而是企业行为。
（3）了解企业。熟知企业的战略方针，深谙企业经营者的管理和发展思路，关注企业的中心、重点工作和发展状况。
（4）思路清晰。根据企业发展的新阶段、新形势、新任务、新目标、新变化确定宣传的不同内容和不同方式。
（5）勤写多练。书上得来终觉浅，绝知此事要躬行。
（6）加强学习。新闻宣传的基本专业知识和基本技能应有一定的了解和掌握。
（7）善于总结。总结可以积累经验，吸取教训，可以丰富知识，弥补不足。
二、总公司关于新闻宣传工作的管理规定
为促进公司快速发展，树立公司良好的社会公众形象，不断推动企业内部文化建设，打造中华保险一流品牌，加强公司新闻宣传工作的规范化管理，总公司于2003年10月15日以中华保险党发（2003）62号文下发了《中华联合财产保险公司新闻宣传工作管理暂行办法》，该《办法》共分总则、新闻发布会和记者招待会、新闻宣传报道和记者采访、 广告宣传、新闻出版、奖励与处罚、附则等七章组成。
（一）总则
1、指导思想和宣传原则：公司新闻宣传工作必须坚持以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，贯彻党的基本路线，服从和服务于公司的中心工作。坚持把握正确的舆论导向，遵守国家法律法规的原则，努力创造良好的内、外部舆论氛围；遵循客观、准确、及时、
实事求是的新闻宣传原则。
2、管理体制：新闻宣传工作实施分级管理，在党委集体领导下，实行分管领导负责制。总公司党委对全系统新闻宣传工作负总责，党委宣传部归口管理。分公司、中心支公司党委对本系统新闻宣传工作负责，办公室负责管理。新闻宣传工作是一项政治性、政策性强、社会影响面大的工作，应严格审批制度，一般性的新闻宣传报道由党委宣传部、分公司办公室和中心支公司（支公司）报分管领导把关审批。涉及到全局性、重要的新闻宣传报道工作由总、分公司分管领导和主要领导把关审批。
3、有关管理规定
（1）保密规定。凡新闻宣传报道中涉及公司重大决策、重要数据等暂不宜对外公布的，原则上不得对外报道，确需报道时，应采用灵活变通的方法。公司严禁弄虚作假、误导、诱导、不符合客观事实的新闻宣传报道及广告（含产品广告）。
（2）建立突发事件新闻报道的应急机制。第六、七条。
（3）分、支公司筹备期间，未正式批准开业前，原则上不得对外新闻宣传报道，确需对外宣传报道，应按本办法有关规定，并征得当地保险监管部门同意后方可办理。
（4）新闻宣传队伍建设。
（5）其它规定。
（二）新闻发布会和记者招待会
实施主体：总、分公司两级。
（三）新闻宣传报道和记者采访
1、加强对外宣传和媒体沟通工作。
2、接待记者采访。第十七至二十条。
（增加具体应注意的事项，尤其是面对客户投诉引起的记者采访。）
（四）广告宣传
1、原则：量力而行，适时、适度、适量、高效。
2、管理规定：凡在国家级新闻媒体或载体，统一组织举办策划的全国性广告宣传活动（含经费），由总公司负责；在各省、市、自治区组织策划的广告宣传活动（含经费）由各分公司负责；在地（州）、县组织策划的广告宣传活动由中心支公司（支公司）负责，经费按规定报批列支。
各级公司在新闻、广告宣传活动中，凡涉及到公司形象标识的，必须严格按照公司VI手册标准执行，规范使用，不得滥用。
大型广告宣传活动，一次经费开支在50万元以上的，需报公司党委宣传部，呈总公司领导审批。
（五）新闻出版
1、内部新闻宣传载体和平台建设。
2、统一归口管理的原则，遵守新闻宣传纪律。
（六）奖励与处罚。
三、分公司宣传工作现状和发展展望
（一）现状。
1、内部。《中华保险三秦简报》，安康、商洛两个中支已经创办工作简报；向总公司《中华简报》。
2、对外。主要还是《陕西保险信息》。
咸阳中支在对外宣传和地方新闻媒体沟通方面富有成效，值得借鉴。
3、计划和展望
（1）各中支明确专兼职的通讯员队伍，一般由办公室主任担任。
（2）分公司建立宣传工作及通讯员考评制度。
（2）分公司形成一报（简报）一刊，待公司网站平台搭建后，信息上网。
第二部分 公文写作
（一）公文的含义
公文，是党政机关、企事业单位和社会团体在管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布行政法规和规章，施行行政措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验，记载活动的重要工具。
（二）公文的分类
1、决定
适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
2、公告
适用于向国内外宣布重大或者法定事项。
3、通告
适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。
4、通知
适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者共同执行的事项，任免和聘用人员。
5、通报
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。
6、报告
适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
7、请示
适用于向上级机关请求指示、批准。
8、批复
适用于答复下级机关的请示事项
9、意见
适用于对重要问题提出见解和处理办法
10、函
适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
11、会议纪要
适用于记载、传达会议情况和议定事项。
（三）公文的格式
公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成。
（四）公文的规则
1、确有必要，注重效用，不搞文山会海。
2、逐级行文，一般不得越级请示和报告。
3、明来明复、密来密复。
4、各部门、各分支机构凡需上报分公司的文件，都必须以本部门（机构）的名义上报，其内设科室不能直接对分公司行文。
各分支机构的内设科室，可直接向分公司对口或相关职能部门反映情况、请示问题。对请示的问题，分公司有关职能部门不能直接对其行文，而应答复其上级机构。
5、“报告”不得夹带请示事项。
6、除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以公司名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。
（五）公文的处理（收发、分办、传递、催办、核稿、用印、立卷、归档和销毁）（由行政部讲或根据公司内控制度概要说明）。
（六）公文语言
准确，就是语言的含义不能含混不清，不能模棱两可。公文是在管理过程中形成的具有法定效力的文件，准确传达信息应是对语言的首要要求。
规范，就是语言的遣词造句既要符合语法要求，又要符合公文
写作的语体要求。
庄重，就是公文中的语言要严肃、严谨、郑重，公文写作中多用陈述和议论，对口语、俗语、以及一些修辞手法的运用是很慎重的，很少用甚至基本不用。
简练，就是语言不能罗嗦和拖拉，要简洁明快，对于可有可无的语句，一定要惜墨如金，坚决删掉。
（七）公文写作中常见错误剖析
1、标题上的常见错误。主要是标题含混、模糊。正确的标题应由发文机关、事由、文种三部分构成，有时发文机关也可以省略。标题的含混不清主要就是事由的交代不明上，比如这个标题《××公司关于小汽车问题的请示》，看不出它的意图是什么，是购置呢，还是调换，还是报废，均不清楚，主要意思没有讲出来。
2、文种上的常见错误，一是滥用“公告、通告”等，“公告、通告”的使用者是行使党和国家管理权力的机关，而“公告”更是具有一定级别的高级机关。但是生活中“招商公告、迁址公告、开业公告等”屡见不鲜，这些不过是一些商业广告或启事，是无权使用“公告、通告”文种的；二是该用“请示”的用了“报告”，比如《关于×××问题的请示报告》，请示是请示，报告是报告，不能混淆，不能把一个独立的请示文种作为报告的从属。
3、称谓上的常见错误。一是过简，把省政府称作“省府”，省检察院称作“省院”，这都不准确，而且容易引起歧义；二是过繁，该简不简，系统内的行文，已经约定俗成的规范化简称不用，偏要用全
称，比如我们分支机构要向分公司党委行文，称谓“分公司党委”即可，而要写作“中共中华联合财产保险公司陕西分公司委员会”，那就大可不必；三是不明确，不规范，比如把“五讲四美三热爱办公室”称作“五四三办公室”，把“清理三乱办公室”称作“三乱办”，等，让人一头雾水。
4、行文上的常见错误。一是向上级行文多头主送，向上级的请示、报告，主送单位只能有一个，如果需要另一个上级机关知晓，列为抄送单位即可，而不能一并主送，这样就是送上去了，你的事情也无法解决，因为收文的上级机关也搞不明白你究竟是向谁请示的，请谁来解决问题的；二是平级之间上下行文。平级或不相隶属机关之间，应用“函”这种文种，而不能用请示、报告的文种。比如某个石油管理局是个局级单位，在向市劳动局（局级）申办用工指标时，用了“请示”，而劳动局呢，也挺不谦虚的，反馈时用了“批复”，这就很不妥，把本是平级的关系弄成了上下级关系。
5、表达中常见错误。公文对语言表达的要求包括准确、规范、庄重、简练四个方面，再强调一下认真的问题，写作不认真，必然有遗漏，首先就无法做到准确和规范，再举一个有意思的例子：俄罗斯政府办公厅，曾经把叶利钦总统写给北约组织的信中的“今天我们不提倡俄罗斯加入北约组织这一问题”中的“不”字漏掉，造成俄罗斯差点进入北约，这可险些惹出大麻烦。
（八）如何写好公文
1、调研积材。
没有调查就没有发言权。不掌握实际情况，不了解发展变化，不清楚现象本质，公文写作只能是闭门造车，写出来的东西只能是海市蜃楼，假话多，空话多，套话多。
事实是理论的基础，在不同的阶段表现为情况、材料、例证三种形态。
调查的类型：普遍调查、抽样调查、典型调查
调查的基本方法：填表法；问卷法；座谈法；访谈法。
调查中应注意的的几个关系：主观与客观；广度与深度；原则性与灵活性。
材料收集的要求：来源宽广，内容全面，纵横结合。
对积累材料的处理：去伪存真、去粗取精、由此及彼、由表及里。
2、构思谋篇
（1）确立主旨
（2）熔才。对备用材料的抽取、集中
对备用材料的补充、完善
对备用材料的提炼、深化
（3）布局。就是安排文章的基本格局、机构层次、过渡衔接、主次轻重等。文稿结构的布局主要包括开头、主体、结尾。
要自然。根据不同的文稿、不同的内容灵活布局，不千篇一律，不僵硬呆板。
要匀称。主体置中间，多层多段详细论述，谓之密笔；
目的、意义、希望放在开头或结尾，概要简述，为疏笔。
总体布局疏密相间，和谐匀称。
要条理。由总体到从属，由情况到说理。由目的到措施，层层深
入。
（四）起草。由独立起草、多人准备一人执笔、多人共同执笔分工等三种西形式。
（五）修改。
修改的必要性。百密一疏。修改可以更正错误、补充完善、精炼文字、紧凑结构、深化观点，提高文稿质量。
修改的内容：文稿内容、文稿结构、文稿表述。
修改的方式：增、删、调、换。
修改的顺序：先内容后形式，先总体后局部，先内部后公开。