华中科技大学关于进一步加强外事管理的规定
全校各单位：
《华中科技大学关于进一步加强外事管理的规定》（校党[2014]6号）经2013年12月31日校党委常委会审议通过，现印发给你们，请遵照执行。
中共华中科技大学委员会 2014年1月22日
为深入贯彻落实中央八项规定和有关文件精神，加强全校外事活动的规范管理，根据《教育部关于进一步加强教育外事管理的意见》（教外综﹝2013﹞63号）和《关于进一步规范省部级以下国家工作人员因公临时出国的意见》（中办发﹝2013﹞16号）文件精神，制订本规定。
一、进一步规范因公临时出国
（一）严格根据工作需要安排因公临时出国
1.科学制定年度计划。外事部门统筹确定学校对外交流与合作重要任务事项，根据工作需要和人员分工制定因公临时出国计划。全校各单位结合国际交流合作需要合理安排出访规划，在每年1月份须申报当年的因公出国计划（使用行政运行费等非科研经费的访问性任务）。
2.严格执行限量管理规定。学校校级领导因公临时出国（境）严格按照教育部相关规定，进行量化管理。全校各单位同一人员每年使用行政运行费等非科研经费因公临时出国（境）次数一般不超过1次。外事工作人员根据工作需要从严掌握。
3.认真执行计划报批、审核与执行程序。学校校级领导因公临时出国的审批工作仍按照《华中科技大学因公出国（境）审批与管理办法》执行。除学术交流出访外，全校各单位须严格按照年初申报计划执行，如遇特殊情况需要安排计划外出国的，在本单位计划总量中调剂，并在报批时说明原因，总量不得突破年度计划。
（二）规范安排因公临时出国团组
1.严格执行应邀出访规定。出访须有外方业务对口部门或相应级别人员邀请。邀请单位和邀请人应与出访人员的职级身份相称。
2.严格控制出访团组人数、国家数和在外停留天数。出访团组人员坚持少而
精的原则，符合任务需要，总人数不超过6人。严禁通过组织“团外团”或拆分团组、分别报批等方式在代表团正式名单外安排无关人员跟随或分行。严禁派人为出访团组打前站。每次出访不超过3个国家和地区（含经停国家和地区，不出机场的除外，下同），在外停留时间不超过10天（含离、抵我国国境当日，下同）。出访2国不超过8天，出访1国不超过5天，赴拉美、非洲航班衔接不便的国家的团组，出访2国不超过9天，出访1国不超过6天。
3.出席国际会议、多双边机制性磋商谈判，执行外交特殊使命，应对海外突发事件，参加体育比赛、文艺演出、大型招商或展览活动及培训团组的人数和在外停留天数按现行有关规定并根据任务需要和人员身份从严控制。
（三）务实节俭安排因公临时出国团组
1.讲求实效。出访团组应有明确的公务目的和实质内容，实质性公务活动时间应占在外日程的2/3以上，严禁安排与公务活动无关的娱乐活动。
2.注重节约。严格按照规定安排交通工具和食宿，不得铺张浪费。
（四）实行因公临时出国信息公开与共享
1.除依照法律法规和有关规定需要保密的内容和事项外，校级领导使用学校经费的出访计划在报批教育部前，须在学校内部网或行政楼公示栏公示；学校各单位申报使用行政运行费等非科研经费因公临时出国任务，须在本单位以方便本单位人员知晓的方式进行公示。公示内容包括团组全体人员的姓名、单位和职务，出访国家、任务、日程安排、往返航线、邀请函、邀请单位情况介绍、经费来源和预算等。公示期限原则上不少于5个工作日。任务申报材料中须注明公示情况。出访团组回国后，应在1个月内在单位内部公布上述公示内容的实际执行情况和出访报告等，自觉接受群众监督，实现资源共享。
2.未按规定公示的，外事部门不予审核审批，财务部门不予核销出国费用。严禁任何单位和个人在公示公开工作中弄虚作假、徇私舞弊。
二、进一步规范国际会议管理
（一）从严控制在校举办国际会议和大型涉外活动。坚持“以会养会”的原则，严格控制主要由我校经费支付的国际会议。对于规模大、规格高、无实质内容的国际会议和涉外活动，除配合学校重大需求和国家外交需要外，原则上不予批准。
（二）严格执行国际会议校内审批程序。严格执行《华中科技大学举办国际会议管理有关规定》，一般性国际会议须至少在对外宣布前4个月书面上报外事主管部门。未经批准前，任何单位和个人不得对外申办或承诺举办国际会议。未经批准的国际会议不得办理经费报销手续。
（三）严格控制境外非政府组织在校举办国际会议。
（四）学校不受理跨地区、跨系统举办国际会议的申请。
三、进一步规范外宾来访活动安排
（一）接待原则
1.外事接待工作应按照统一领导、归口管理、分级负责的原则，认真准备，接待过程中体现热情友好，注意内外有别、注重实效、厉行节约。
2.本着职位基本对等和工作需要的原则，减少校领导参加无实质内容的接待活动。
3.通常情况下，每批外宾只安排一次正式就餐活动。
4.外宾来访的食宿和交通等一般按照对等原则安排。
（二）接待标准
1.住宿标准。一般安排在校内住宿，确有必要安排在校外住宿的，注重节约，从严控制。
2.就餐标准。来校访问的外宾一般应安排在校内就餐，严格按照学校有关标准执行。确有必要安排在外的餐饮接待，严格执行接待标准。
3.礼品标准。外事礼品以体现特色、纪念和展示意义为目的，提倡以学校师生作品为主。
四、加强外事工作统一领导、归口管理
学校外事部门是执行学校涉外政策、协调国际交流与合作事务的归口职能部门和办事机构。外事部门会同校内有关部门做好因公出访、校际交流、国际会议申报和外籍专家管理与服务等涉外事务的管理和协调工作；组织和人事部门执行因公出国人员备案工作；财务部门负责外事经费的预决算管理；纪检监察部门负
各出国（境）人员所在单位要严格执行学校有关外事规定。各职能部门要进一步规范管理，严格执行有关程序。对于违反本规定的个人，学校将视情节轻重给予党纪和政纪处分。
五、本规定自发布之日起执行，由国际交流处负责解释。此前发布的有关规定，凡是与本规定不一致的，按照本规定执行。
责因公临时出国纪律检查和监督工作。