2014学年总结表彰大会
策 划 书
机电工程系团总支·学生会
策划单位：主席团
一、活动目的
为了展示与总结学生会和各部门的工作，更是为了激励各位在2015年学期伊始能更好地开展工作，更好地服务我系全体师生，争取为机电工程系学生会工作再创佳绩。同时也为在之前由机电工程系举办的各种活动做获得优异成绩的同学进行颁奖，特此召开机电工程系团总支学生会2014学年总结表彰大会。
二、活动介绍
活动名称：机电工程系团总支学生会2014学年总结表彰大会 活动时间：2015年1月5日（星期三）中午12:00 活动地点：010310
活动对象：团支部学生会全体成员及优秀获奖者（学生会、律委、青协、素拓团队活动中获奖人员）
三、活动安排
1.前期准备
（1）向课室组申请使用教室；
（2）与学生会、律委、青协、素拓团队沟通，做出详细的表彰名单、奖品和颁奖人；
（3）与文娱部协商，安排准备好活动的主持工作，主持人写好活动主持词，于1月4日之前完成； （4）根据实际情况以及需要制作PPT；
（5）给老师发邀请函、通知和各部门总结表彰大会的具体时间、地点以及相关安排；
（6）与学术部协商，为活动撰写广播稿； （7）准备好活动所需要使用的台布、作为安排；
（8）安排好活动的礼仪工作，提前通知好文娱部注意相关事宜； （9）购买好颁奖典礼所需的相关用品（学生会、律委、青协、素拓团队）；
（10）与设备部协商，进行拍摄、准备好无线话筒、检查音响设备； （11）与组织部协商，准备好各种获奖证书，并打印好颁奖词，与29日之前完成；
（12）1月5日中午12点全体成员布置会场； （13）提前将所有需要展示的所有资料拷贝在U盘里； （14）律委会督导部监督活动的落实情况；
（15）与秘书部协商制作签到表进行签到以及通知相关人员到场；
2.活动流程
（1）安排好会场秩序，各部门提前十五分钟有序进场； （2）主持人宣布活动开始，并接受相关出席人员； （3）14届学生会主席回顾总结学生会成立以来的历程； （4）由律委会委员长上台总结； （5）由青协会长上台总结； （6）由素拓团队主任上台总结；
（7）由老师为优秀个人、优秀班级颁奖并由主持人致颁奖词；设备部拍照；
（8）由机电工程系书记做讲话；
（9）活动圆满结束； （10）全体成员合影留念；
3.具体时间人员安排
（1）主席团负责活动的整体安排和部署；
（2）各个部门准备PPT以及视频大体内容于1月3日晚上六点之前交到通讯部；
（3）通讯部与组织部一起打印奖状在4日之前完成；
（4）体育部体育部和勤工部准备好大会所需要使用的台布（签到处、嘉宾席、工作人员、颁奖等候区以及各部门的坐席）安排好总结大会的背景PPT，出席人员的座次以及布置会场； （5）各部门负责准备好活动所需要的相关用品；
（6）秘书部负责发放邀请函、通知提醒各获奖人员及获奖队伍具体时间地点；
（7）公关礼仪：文娱部辅助联系礼仪小姐并借好相关物品； （8）签到：秘书部
（9）海报：通讯部（电子档）4日前完成； （10）采访队采访：通讯部 （11）摄影和拍摄：设备部 （12）设备部准备无线话筒； （13）礼仪小姐：文娱部负责 （14）台布：宣传部
（15）会后卫生：全体工作人员
附表一：会议流程责任分工表
附表二：会场位置安排表
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